Какие инструменты для поиска информации присутствуют в бд access кратко
Перейти к содержимому

Какие инструменты для поиска информации присутствуют в бд access кратко

  • автор:

Поиск записей в базе данных Access

По мере роста базы данных Access на компьютере для поиска записей вам придется не только быстро взглянуть на таблицу. В этой статье описаны несколько способов поиска записей.

Примечание: Статья неприменима к веб-приложениям Access — новому типу баз данных, которые создаются в Access и публикуются в Интернете. Дополнительные сведения см. в теме «Создание приложения Access»

В этой статье

Просмотр всех записей

Для просмотра записей с Режим таблицы можно использовать кнопки навигации по записям в нижней части таблицы или формы.

1. Перейти к первой записи

2. Перейти к предыдущей записи

3. Поле текущей записи

4. Перейти к следующей записи

5. Перейти к последней записи

6. Открытие новой (пустой) записи

7. Индикатор фильтра

Для перемещения по одной записи можно также использовать клавишу TAB.

Переход к определенной записи

Когда вы знаете, какую запись нужно найти, выберите ее в списке с помощью окна «Перейти». Поле «Перейти» обычно используется в формах.

Чтобы перейти к записи, щелкните стрелку справа от кнопки «Перейти», а затем выберите запись из списка.

Примечание: Если вы знаете первые несколько символов записи, по которой нужно перейти, можно ввести их в поле «Перейти».

В поле «Перейти» отображается достаточно данных для уникальной идентификации каждой записи. При выборе записи из списка Access отображает остальные данные в основной области формы.

Поиск записи

При вводе текста в поле поиска при вводе каждого символа в реальном времени выделяется первое совпадающие значения. С помощью этой функции можно быстро найти запись с совпадающих значениями.

Вы также можете искать определенную запись в таблице или форме с помощью функции поиска.

Это эффективное решение для поиска определенной записи, если она соответствует определенным условиям, таким как условия поиска и операторы сравнения, такие как «равно» или «содержит».

Примечание: Диалоговое окно «Поиск и замена» можно использовать только в том случае, если в таблице или форме отображаются данные. Это справедливо даже в том случае, если видимых записей нет, поскольку был применен фильтр.

Откройте таблицу или форму, а затем щелкните поле, в которое нужно в поиске.

На вкладке «Главная» в группе «Найти» нажмите кнопку «Найти».

Появится диалоговое окно «Поиск и замена» с выбранной вкладке «Найти».

В поле «Найти что» введите значение, по которому нужно искать.

Чтобы изменить поле для поиска или поиска по всей таблице, выберите соответствующий вариант в списке «Поиск в».

Совет: Список «Совпадение» представляет оператор сравнения (например, «равно» или «содержит»). Чтобы расширить область поиска, в списке «Совпадение» выберите «С любой частью поля».

В списке Поиск выберите вариант Всеи нажмите кнопку Найти далее.

Когда выделен элемент, для которого вы ищете, нажмите кнопку «Отмена» в диалоговом окне «Найти и заменить», чтобы закрыть диалоговое окно. Выделяются записи, которые соответствуют вашим условиям

Фильтрация для отображения определенных записей

Вы можете отфильтровать записи, чтобы отфильтровать записи, которые соответствуют определенным условиям, и операторы сравнения. Например, чтобы быстро сузить отображаемую запись, щелкните правой кнопкой мыши поле, значение которого вы хотите найти, и выберите «Равно», «Не равно», «Содержит» или «Не содержит» в нижней части меню. Фильтр можно включить или отключить, что упрощает переключение между отфильтрованным и неотфильтрованным представлениями одинаковых данных. В отличие от поиска, фильтр ограничивает только отображаемую запись.

Чтобы применить фильтр, основанный на выборе, откройте таблицу или форму.

Чтобы убедиться в том, что таблица или форма еще не отфильтровына, на вкладке «Главная» в группе «Фильтр сортировки &» нажмите кнопку «Дополнительные фильтры» и выберите команду «Очистить все фильтры», если эта команда доступна.

Перейдите к записи, которая содержит значение, которое вы хотите использовать в фильтре, а затем щелкните внутри столбца (в представлении таблицы) или управления (в представлении формы, отчета или макета). Для фильтрации по частично выбранному символу выберите только нужные символы.

На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Выделение и щелкните нужный фильтр.

Чтобы отфильтровать другие поля по выделенному фрагменту, повторите шаги 3 и 4.

7. Создание запросов и поиск информации в базе данных

В СУБД Access 2007 можно создавать запросы для отображения требуемых полей из записей одной или нескольких таблиц.

В СУБД Access 2007 применяются различные типы запросов:

Наиболее распространенным является запрос на выборку. Применяются два типа запросов:

запрос по образцу (QBE);

запрос на основе структурированного языка запросов (SQL).

Запросы на выборку используются для отбора требуемой пользователю информации, содержащейся в нескольких таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Queries могут основываться как на нескольких таблицах, так и существующих запросах. СУБД Access 2007 включает такие средства создания запросов, как Мастер и Конструктор.

Кроме того, в СУБД Access 2007 существует множество средств для поиска и отображения информации, которая хранится в базе данных. Данные в таблицах можно отсортировать на основе любого поля или комбинации полей. Для извлечения из базы данных необходимых записей можно отфильтровать таблицу, применив средства фильтрации.

На скриншоте (рисунок 7.1) средства сортировки и фильтрации выделены скругленным прямоугольником красного цвета.

Рис. 7.1

Создание запроса на выборку с помощью Конструктора

Для создания нового пустого запроса в режиме конструктора надо щелкнуть на пиктограмме Конструктор запросов (рисунок 7.2).

Рис. 7.2

Откроется активное окно диалога Добавление таблицы (рисунок 7.3) на фоне неактивного окна «Запрос1». В этом окне можно выбрать таблицы и запросы для создания новых запросов.

Рис. 7.3.

В окне Добавление таблицы следует выбрать несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, а окно «Запрос1» станет активным (рисунок 7.4).

Рис. 7.4.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список связанных таблиц. В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE, в котором каждая строка выполняет определенную функцию.

Переместим имена полей с таблиц-источников в Бланк. Из таблицы Группы студентов переместим поле Название в первое поле Бланка, из таблицы Студенты переместим поле Фамилии во второе поле, а из таблицы Успеваемость переместим поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины переместим поле Название в четвертое поле Бланка запросов.

При необходимости можно задать принцип сортировки (по возрастанию или по убыванию) результатов запроса. В строке «Вывод на экран» автоматически устанавливается флажок просмотра информации.

Условия ограниченного поиска или критерий поиска информации вводится в строке «Условия» отбора и строке «Или». Например, введем критерий поиска — «5/A» в строке «Условия» для поля Оценка. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будут отображаться все фамилии студентов, которые получили оценку 5/A (рисунок. 7.5).

В качестве Условия отбора могут быть выражения (вычисляемое поле), даты, текст, которые либо вносятся вручную, либо инструментом Построитель группы взаимосвязанных элементов управления Настройки запроса вкладки Конструктор, либо с помощью команды контекстного меню Построить. Константы типа Дата/Время заключаются в символ решетка «#».

Рис. 7.5.

Далее надо закрыть окно запроса Запрос1, появится окно диалога Сохранить, ответить — Да и ввести имя запроса, например «Успеваемость студентов». Для запуска запроса дважды щелкнем на запросе»Успеваемость студентов», откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 7.6).

Рис. 7.6.

Создание параметрического запроса.

Далее создаем параметрический запрос или запрос с параметрами. Создаем этот запрос так же, как и предыдущий, в режиме конструктора, но только в строке Условия отбора для поля Фамилия введем условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будет отображаться фамилия студента и все дисциплины, по которым он получил оценку.

Закрыть окно запроса на выборку. На вопрос о сохранении изменения ответить — Да и ввести имя запроса, например «Параметрический запрос». Запустим Параметрический запрос, дважды щелкнув на нем. В открывшемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить (рис. 7.7).

Рис. 7.7.

Затем надо щелкнуть на кнопке ОК, откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 7.8).

Рис. 7.8.

В некоторых случаях для создания запросов можно использовать Мастер запросов.

Вычисляемые поля в запросах

Запрос можно использовать для выполнения расчетов и подведения итогов из исходных таблиц. Для создания вычисляемых полей используются математические и строковые операторы. При этом Access проверяет синтаксис выражения и автоматически вставляет следующие символы:

квадратные скобки ([. ]), в них заключаются имена элементов управления;

знаки номеров (#), в них заключаются распознанные даты;

кавычки (» «), в них заключается текст, не содержащий пробелов или знаков пунктуации.

Поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей, называется вычисляемым полем. Вычисляемое поле существует только в результирующей таблице. Общий формат вычисляемого поля выглядит так:

Имя вычисляемого поля: Выражение для создания вычисляемого поля.

Например: Прибыль: [Доход]-[Расход].

Создание вычисляемого поля осуществляется путем простого ввода выражения для вычисления в ячейку «Поле» пустого столбца бланка запроса. После выполнения запроса вычисляемое поле, основанное на этом выражении, выводит на экран результат вычислений, а не само выражение.

1. В строку «Поле» пустого столбца бланка запроса введите выражение, начинающееся со знака «=» и состоящее имен полей, записанных в квадратные скобки и какой-либо арифметической или другой операции.

2. После выполнения запроса в результирующей таблице появится новое поле с названием «Выражение1», используем в качестве имени вычисления выражения.

3. В режиме конструктора запроса измените имя «Выражение1» на более значимое.

Для того чтобы ввести сложные вычисления, используйте Построитель выражений, которое вызывается нажатием кнопки Построить , либо соответствующей командой контекстного меню (Рис.7.9). Построитель выражений облегчает создание выражений, позволяя выбирать его составляющие элементы (арифметические операции, встроенные функции, названия полей имеющихся в БД таблиц и запросов и т.п.) при помощи кнопок и списков.

Итоговые запросы

При выборе данных может понадобиться найти какую-либо функцию, например, сумму значений или максимальное значение в поле. Запросы, выполняющие вычисления над группой записей, называются итоговыми. Для их составления следует в режиме Конструктора в группе взаимосвязанных элементов управления. Показать или скрыть нажать Итоги . В бланке запроса появится новая строка с наименованием Групповая операция, в ней содержится слово Группировка. В этой строке следует указать, какое вычисление необходимо выполнить.

Возможные операции в поле Групповые операции:

SUM – сложение;

AVG – среднее значение;

MIN – минимальное значение;

MAX – максимальное значение;

COUNT – количество записей со значениями (без пустых значений);

STDEV – стандартное отклонение;

VAR – дисперсия;

FIRST – значение в первой записи;

LAST – значение в последней записи;

Выражение – вычисляемое поле;

Условие – ячейка используется для выбора записей, но не для обобщения данных.

Какие инструменты для поиска информации присутствуют в бд access кратко

Access позволяет производить поиск записей, в которых значения определенного поля полностью или частично совпадают с некоторой величиной.

Например, в БД «Провайдеры Интернета» мы хотим найти запись, содержащую сведения о провайдере МТУ, но мы не помним его полное название. Можно ввести лишь часть названия и осуществить поиск записи.

1. Открыть таблицу БД «Провайдеры Интернета», дважды щелкнув по соответствующему значку в окне БД.

2. Ввести команду [Правка-Найти. ]. Появится диалоговая панель Поиск. В поле Образец: необходимо ввести искомый текст, а в поле Совпадение: выбрать пункт С любой частью поля.

3. В результате будет найдена и отмечена как активная запись № 3.

Поиск данных с помощью фильтров

Гораздо больше возможностей для поиска данных в БД предоставляют фильтры. Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, >, 500), и он обладает высокоскоростным доступом в Интернет (скорость канала >100 Мбит/с).

Создадим сложный фильтр для базы данных «Провайдеры Интернета».

1. Открыть таблицу БД «Провайдеры Интернета», дважды щелкнув по соответствующему значку в окне БД.

2. Ввести команду [Записи-Фильтр-Изменить фильтр]. В появившемся окне таблицы ввести условия поиска в соответствующих полях. Фильтр создан.

3. Ввести команду [Записи-Применить фильтр]. В появившемся окне таблицы будут выведены записи, удовлетворяющие условиям поиска. В данном случае найден лишь один такой провайдер — МТУ-Интел.

Поиск данных с помощью запросов

Запросы осуществляют поиск данных в БД так же, как и фильтры. Различие между ними состоит в том, что запросы являются самостоятельными объектами БД, а фильтры привязаны к конкретной таблице.

Запрос является производным объектом от таблицы. Однако результатом выполнения запроса является также таблица, то есть запросы могут использоваться вместо таблиц. Например, форма может быть создана как для таблицы, так и для запроса.

Запросы позволяют отобрать те записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Запросы, как и фильтры, бывают простые и сложные. Простой запрос содержит одно условие, а сложный запрос содержит несколько условий для различных полей.

В процессе создания запроса можно отбирать не только записи, но и поля, которые будут присутствовать в запросе.

Создадим сложный запрос по выявлению оптимального провайдера в БД «Провайдеры Интернета».

1. В окне Провайдеры Интернета: база данных выделить группу объектов Запросы и выбрать пункт Создание запроса с помощью конструктора.

2. На диалоговой панели Добавление таблицы выбрать таблицу «Провайдеры Интернета», для которой создается запрос. Щелкнуть по кнопке Добавить.

3. В окне запроса в строке Поле: из раскрывающегося списка выбрать имена полей, для которых будут заданы условия.

В строке Условие отбора: ввести условия для выбранных полей.

В строке Вывод на экран: задать поля, которые будут представлены в запросе.

4. Сохранить запрос под именем Запрос1 с помощью команды [Файл-Сохранить как. ].

5. В окне Провайдеры Интернета: база данных/ выделить Запрос1 и щелкнуть по кнопке Открыть. В появившемся окне запроса будут выведены записи, удовлетворяющие условиям поиска. В данном случае найден лишь один такой провайдер — МТУ-Интел.

3.5. Осуществить в базах данных «Записная книжка» и «Библиотечный каталог» различные виды поиска: быстрый, с помощью фильтра и с помощью запроса.

3.6. В базе данных «Провайдеры Интернета» осуществить поиск провайдеров, которые не берут плату за подключение и взимают самую низкую почасовую оплату.

Сортировка данных

Базы данных могут содержать сотни и тысячи записей. Часто бывает необходимо упорядочить записи, то есть расположить в определенной последовательности. Упорядочение записей называется сортировкой.

  • по алфавиту, если поле текстовое;
  • по величине числа, если поле числовое;
  • по дате, если тип поля — Дата/Время и так далее.

Сортировка записей может производиться либо по возрастанию, либо по убыванию значений поля. В процессе сортировки целостность записей сохраняется, то есть они переносятся из одного места таблицы в другое целиком.

Сортировка записей базы данных — это их упорядочение по значениям одного из полей.

Произведем сортировку в БД «Провайдеры Интернета», например, по полю «Скорость канала (Мбит/с)».

1. В окне Провайдеры Интернета: база данных в группе объектов Таблицы выделить таблицу «Провайдеры Интернета» и щелкнуть по кнопке Открыть.

2. Выделить поле Скорость канала и ввести команду [Запи-си-Сортировка-Сортировкапо возрастанию]. Записи в БД будут отсортированы по возрастанию скорости канала.

Могут реализовываться вложенные сортировки, то есть сортировки, которые последовательно производятся по нескольким полям. После сортировки по первому столбцу производится сортировка по второму столбцу и так далее.

В нашем случае в поле Скорость канала, по которому была произведена сортировка, две записи (8 и 7) имеют одинаковое значение 10 и две записи (3 и 2) — одинаковое значение 112. Чтобы упорядочить эти записи, произведем вложенную сортировку, сначала по полю «Скорость канала», а затем по полю «Кол-во входных линий».

Access позволяет выполнять вложенные сортировки с помощью запросов.

1. В окне Провайдеры Интернета: база данных выделить группу объектов Запросы и выбрать пункт Создание запроса с помощью конструктора.

2. На диалоговой панели Добавление таблицы выбрать таблицу «Провайдеры Интернета», для которой создается запрос. Щелкнуть по кнопке Добавить.

3. В окне запроса в строке Сортировка: из раскрывающегося списка выбрать имена полей, в которых задать тип сортировки.

В строке Вывод на экран: задать поля, которые будут представлены в запросе.

4. Сохранить запрос под именем Запрос2 с помощью команды [Файл-Сохранитькак. ].

5. На вкладке Запросы, выделить Запрос2 и щелкнуть по кнопке Открыть. В появившемся окне запроса будет выведена отсортированная таблица.

3.7. Осуществить в базе данных «Провайдеры Интернета» вложенную сортировку по полям «Почасовая оплата» и «Название провайдера».

Печать данных с помощью отчетов

Можно осуществлять печать непосредственно таблиц, форм и запросов с помощью команды [Файл-Печать]. Однако для красивой печати документов целесообразно использовать отчеты. Отчеты являются производными объектами БД и создаются на основе таблиц, форм и запросов.

Создадим отчет, который будет красиво распечатывать БД «Провайдеры Интернета». Воспользуемся для этого Мастером отчетов.

1. В окне Провайдеры Интернета: база данных выделить группу объектов Отчеты и выбрать пункт Создание отчета с помощью мастера.

2. С помощью серии диалоговых панелей задать параметры внешнего вида отчета.

3. В окне Провайдеры Интернета: база данных щелкнуть по кнопке Просмотр. Появится документ в том виде, в котором он может быть распечатан.

4. Если внешний вид документа вас удовлетворяет, распечатать его с помощью команды [Файл-Печать].

3.8. Создать отчет «Визитка» для базы данных «Записная книжка» и отчет «Библиотечная карточка» для базы данных «Библиотечный каталог».

Поиск информации в БД

Поиск информации является одной из основных задач СУБД. В MS Access возможны следующие способы поиска:

— использование команд Поиск/Замена;

Ускорение поиска достигается при задании индекса. Индекс представляет собой конструкцию, определяющую порядок сортировки по одному полю (простой индекс) или по нескольким полям (составной индекс). Для его создания в окне Конструктора таблицы надо нажать кнопку Индекс. В появившемся окне (рис. 4) в столбце Индекс указывается имя индекса (любое), в столбце Имя поля перечисляются поля (выбираются из всплывающего списка), в столбце Порядок сортировки указывается ее тип (возрастание/убывание). Составной индекс необходим, если сортировка по одному полю не позволяет однозначно упорядочить записи в таблице.

Рис. 4. Конструктор индексов

Индекс сохраняется в структуре таблицы.

Аналогичного результата сортировки можно достичь путем выделения нужных полей в режиме таблицы и запуске процедуры сортировки через кнопку панели инструментов, но запоминания этой процедуры в дальнейшем не произойдет.

Команда Поиск/Замена

Этот метод является простейшим. Необходимо нажать кнопку Найти на панели инструментов или выбрать команду основного меню Правка/Найти. В диалоговом окне (рис. 5) надо задать параметры поиска и образец.

Рис. 5. Окно задания условий поиска

Возможно использование специальных символов для задания условий неточного совпадения образца и данных в БД:

— * – любое количество любых символов;

-? – любой текстовый символ;

— [ ] – любой один символ из заключенных в скобки;

-! – любой один символ, кроме заключенных в скобки;

— – – любой символ из диапазона;

Дополнительными возможностями обладает функция поиска и замены. Ее можно запустить командой меню Правка/Заменить. Появившееся окно очень похоже на окно поиска.

Фильтры

Возможности фильтров шире, чем поиска. Фильтр используется для того, чтобы видеть только значения, соответствующие условиям. Фильтр можно создать в любом режиме работы с таблицей. Существуют следующие типы фильтров:

— фильтр по выделенному;

— фильтр по исключенному;

Любой фильтр можно создать или через команду главного меню Записи/Фильтр, или нажатием соответствующей кнопки панели инструментов, или, находясь в таблице, нажатием правой кнопки мыши. Фильтр можно сохранить. Возможно применение фильтра к фильтру.

Понравилась статья? Добавь ее в закладку (CTRL+D) и не забудь поделиться с друзьями:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *