Как создать архив почты google
Перейти к содержимому

Как создать архив почты google

  • автор:

Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство) .

Никогда еще не было так важно создавать резервные копии писем Gmail. Так как хакеры постоянно ищут слабые места аккаунта, возможно, что Ваша учетная запись электронной почты может стать скомпрометированной Сообщения могут быть потеряны. Вы даже можете потерять доступ к своей учетной записи Gmail. Если это произойдет, Вы захотите иметь хорошую резервную копию Gmail.

Многие из нас хранят конфиденциальную информацию в наших почтовых аккаунтах Gmail. Потеря этой информации может быть весьма дорогостоящей. Вот почему важно удостовериться, что данные не будут потеряны.

Существует несколько способов резервного копирования почтовых сообщений Gmail, но многие пользователи Gmail не знают об этом. В этом уроке Вы узнаете, как создать резервную копию Gmail. Мы объясним, как использовать утилиту резервного копирования Google (Google Takeout) для резервного копирования Вашего Gmail. Также обсудим некоторые сторонние утилиты резервного копирования Gmail.

Узнайте полезные советы и стратегии электронной почты

Прежде чем мы займемся резервными копиями Gmail, не забудьте зарегистрироваться в информационном бюллетене Tuts + Business и получить бесплатную электронную книгу : The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Это свод стратегий для эффективного управления всеми входящими сообщениями.

Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство).

1. Зачем нужны резервные копии Gmail

Ваш Gmail содержит важную деловую информацию. Клиенты и будущие клиенты используют его для связи с Вами. Он может даже содержать конфиденциальную информацию о проекте.

Но что, если Ваши сообщения электронной почты были потеряны или скомпрометированы?

Правда в том, что учетные записи электронной почты и другие онлайн-аккаунты постоянно взламывают. Новости заполнены с учетом нарушений данных и других сбоев в безопасности. Если кто-то еще имел доступ к Вашей учетной записи электронной почты, это возможно, что Вы можете потерять некоторые из этих важных деловых контактов.

При создании сложных паролей Gmail можно уменьшить вероятность того, что хакер взломает Ваш адрес электронной почты, а система не будет защищенной. В худшем случае Вам может понадобиться удалить свою учетную запись Gmail, если она будет скомпрометирована. Чтобы узнать, как это сделать, выполните действия, описанные в этом руководстве:

    Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство).

И, конечно, есть ошибки пользователя. Никто не любит думать об этом, но данные часто теряется, когда пользователь случайно удаляет сообщение Gmail. Если действовать быстро, Вы можете восстановить удаленные сообщения. Но если прошло какое-то время и у вас нет системы резервного копирования Gmail, Вы можете потерять это сообщение навсегда. Инструкции по извлечению удаленных Gmails просмотрите учебное пособие » Как получить удаленные (или архивные) письма в Gmail» .

Наличие обновленных резервных копий Gmail позволяет восстановить потерянные электронные письма, если что-либо произойдет с Вашей учетной записью Gmail. Существует несколько способов резервного копирования Вашей учетной записи Gmail.

2. Как сделать резервную копию писем Gmail с помощью Google Takeout

Google Takeout создает копию всей учетной записи Google, включая данные Gmail. Чтобы использовать его, вот что делать:

1. Начните с ввода https://takeout.google.com/settings/takeout в поле Адрес Вашего браузера. Если Вы не вошли в свою учетную запись Google, Вы должны это сделать, прежде чем сможете использовать эту утилиту. Если Вы вошли в систему, появится экран Google Takeout:

Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство). Использовать Google Takeout для резервного копирования электронной почты Gmail

2. С помощью полосы прокрутки в правой части экрана просмотрите список данных, которые Вы можете создать с помощью утилиты:

Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство). Чтобы создать резервную копию своей учетной записи Gmail, убедитесь, что слайдер находится справа.

Вы увидите все различные типы данных, которые Вы можете получить с помощью своей учетной записи Google.

3. Сдвиньте ползунок Gmail (в правой части экрана) вправо для резервного копирования учетной записи Gmail. Если нажмете стрелку вниз слева от ползунка, экран развернется, и Вы сможете уточнить, какие части Вашего Gmail Вы хотите создать резервную копию:

Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство). Резервное копирование определенных ярлыков Gmail.

Выберите один из следующих вариантов:

4. Когда вы закончите выбор типов данных для резервного копирования, нажмите кнопку «Далее» в левом нижнем углу экрана. На экране «Настроить формат архива» отображается:

Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство). Выберите форматы архива резервных копий Gmail.

Используйте этот экран, чтобы определить следующие характеристики Вашего архива:

  • Тип файла. Тип файла по умолчанию для Вашего архивного файла — .zip. Нажмите стрелку вниз, чтобы выбрать тип файла .tgz. (Открытие этого типа файла может вызывать некоторые трудности у большинства пользователей.)
  • Размер архива. Максимальный размер архива составляет 50 ГБ. Нажмите стрелку вниз, чтобы выбрать один из следующих форматов файла: 1GB, 2GB, 4 ГБ, 10 ГБ, 50 ГБ.
  • Способ доставки.Как получить свои архивные данные? Нажмите стрелку вниз, чтобы выбрать способ получения ссылки для загрузки электронной почты, файл на Google Диске, файл в Dropbox или файл в OneDrive.

Внимание: Архивы, хранящиеся на Google Диске, учитываются в квоте хранилища Google. Если Ваш архив особенно велик, Вы можете выбрать другой способ его получения.

5. Когда вы закончите выбирать параметры формата архива, нажмите кнопку «Создать архив» в левом нижнем углу.

На следующем экране Вы увидите уведомление о том, что Ваш архив готовится. (Процесс архивирования не мгновен.) Когда архив будет готов, Вы будете уведомлены о местонахождении архива по электронной почте. Вот что может выглядеть по электронной почте:

Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство). Уведомление по электронной почте уведомляет Вас о том, что Ваша резервная копия Gmail готова к просмотру.

Примечание: Ваше электронное письмо может отличаться в зависимости от выбранного Вами способа доставки.

6. Следуйте инструкциям в письме, чтобы получить доступ к архиву Gmail. (В приведенном выше примере я бы нажал кнопку «Загрузить архив»).

3. Другие способы создания резервной копии Gmail

Хотя утилита Google Backup довольно проста, Вам нужно запомнить архив Gmail. Более автоматизированным способом резервного копирования электронной почты Gmail является использование настольного клиента, такого как Microsoft Outlook, Thunderbird (iOS) или Apple Mail.

Примечание. В этом примере я буду использовать Outlook. Если Ваш настольный клиент отличается, действия, которые Вы выполняете, могут несколько отличаться.

Установите клиент рабочего стола так, чтобы он получал сообщения из Gmail на Ваш компьютер через протокол IMAP. Для настройки необходимо:

Шаг 1. Включите доступ к IMAP

1. Перейдите в «Настройки»> «Настройки»> «Пересылка» и «POP / IMAP» в Gmail, чтобы убедиться, что IMAP включен. Ваш экран должен выглядеть так:

Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство). Перейдите в настройки Gmail, чтобы включить доступ к IMAP.

Если IMAP не включен, щелкните переключатель Включить IMAP.

2. Google считает, что большинство настольных приложений электронной почты менее безопасны. Таким образом, Вам придется изменить настройки безопасности в своей учетной записи Google, чтобы он предоставил Вам доступ к почтовому клиенту рабочего стола для Вашей учетной записи Gmail. Для начала перейдите на страницу https://myaccount.google.com/ . Вы увидите экран «Моя учетная запись»:

Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство). Используйте экран «Моя учетная запись», чтобы получить доступ к электронной почте на Вашем рабочем столе для электронной почты Gmail.

3. Выберите Приложения с доступом к учетной записи. Появится экран входа и защиты. Прокрутите вниз экран «Войти в систему» и «Безопасность» в «Разрешить менее безопасные приложения»: опция:

Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство). Google считает, что большинство других систем электронной почты менее безопасны. Вам нужно сдвинуть ползунок вправо.

Сдвиньте переключатель вправо, чтобы клиент электронной почты Вашего рабочего стола мог получить доступ к Вашей учетной записи Gmail.

Шаг 2. Добавьте свою учетную запись Gmail на свой почтовый клиент.

Следующим шагом будет добавление учетной записи Gmail на Ваш почтовый клиент. Точный процесс, который Вы будете использовать для этого, зависит от Вашего почтового клиента.

1. В MS-Outlook нажмите «Файл». Когда появится экран «Информация об учетной записи», нажмите кнопку «Добавить учетную запись»:

Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство). Нажмите кнопку «Добавить учетную запись», чтобы предоставить Outlook доступ к вашим сообщениям Gmail.

2. Вам будет предложено ввести учетную запись Gmail и пароль, которые Вы хотите добавить в Outlook. Введите информацию и нажмите кнопку «Подключить». Появится следующее приглашение:

Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство). Вы предоставили Outlook доступ к своим сообщениям Gmail.

3. Нажмите «ОК», чтобы завершить подключение учетной записи Gmail к учетной записи Вашего рабочего стола. Ваши учетные записи подключены.

Вы получите электронное сообщение с темой : Тестовое сообщение Microsoft Outlook в папке «Входящие» Outlook. В вашем почтовом ящике Gmail также отобразится данное сообщение.

С этого момента сообщения, отправленные на Ваш адрес Gmail, также будут отправлены в MS Outlook. Даже если Вы потеряете доступ к своей учетной записи Gmail, Вы все равно сможете получать доступ к своим сообщениям Gmail через Outlook. Помните, что если Вы удалите сообщение из своей учетной записи Gmail, оно также будет удалено из почтового ящика Outlook.

Внимание. Фильтры и другие организационные инструменты, которые Вы применяете в папке «Входящие» Gmail, не могут переноситься в систему электронной почты Вашего рабочего стола.

4. Утилиты резервного копирования сторонних Gmail

Еще одним способом резервного копирования сообщений Gmail является использование сторонней утилиты резервного копирования. Вот четыре популярных варианта:

Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство). Утилита резервного копирования UpSafe Gmail является бесплатной и простой в использовании.

UpSafe — бесплатная и простая в использовании резервная копия Windows Gmail, которая позволяет быстро создавать резервные копии файлов Gmail на жестком диске. Хорошей функцией безопасности этой утилиты является то, что приложение не имеет доступа к Вашим учетным данным для входа в Google. Резервные копии, однако, не создаются автоматическими. Таким образом, Вы должны помнить, что необходимо регулярно создавать резервные копии своей учетной записи Gmail.

2. Gmvault Backup

Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство). Утилита резервного копирования Gmvault работает на большом количестве платформ.

Используйте GMvault для Windows, Mac, OSX или Linux. Это популярное приложение с открытым исходным кодом позволяет планировать резервное копирование для автоматического запуска, что очень удобно, так как не нужно беспокоиться о том, что Вы забыли создать резервную копию своего Gmail. Это хороший инструмент для перемещения электронной почты с одной учетной записи на другую. Это командная строка, то есть графический интерфейс отсутствует. Но Вы можете многое сделать, изучив несколько простых команд.

3. Spinbackup

Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство). Утилита Spinbackup Gmail предлагает облачные функции резервного копирования.

Spinbackup сочетает в себе облачные функции резервного копирования и функции кибербезопасности в одном пакете. Если Вашему бизнесу нужны оба варианта, этот инструмент может быть хорошим выбором. Он позволяет настраивать автоматическое резервное копирование не только Ваших сообщений Gmail, но и любых данных на Google Диске, включая контакты и календарь. Цены варьируются в зависимости от Ваших потребностей и количества пользователей.

4. SysTools Gmail Backup

Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство). SysTools специализируется на утилитах резервного копирования и восстановлении данных.

SysTools предлагает широкий спектр утилит резервного копирования и восстановления данных, включая утилиты облачного резервного копирования для Gmail и Google Apps. Доступны как Windows, так и Mac версия утилиты Gmail Backup. В зависимости от используемой операционной системы ваши сообщения могут быть сохранены в различных форматах. Вы также можете применить фильтр, чтобы выбрать, какие сообщения будут скопированы.

5. Сделайте резервные копии Gmail частью рабочего процесса.

Потеря сообщений Gmail может быть дорогостоящей. Ваши резервные копии Gmail должны быть регулярной частью Вашего рабочего процесса. Вот несколько лучших рекомендаций Gmail Backup, которые помогут вам:

  1. Продолжайте следовать правилам безопасности Gmail. Хотя наличие системы резервного копирования Gmail на месте может гарантировать, что Вы не потеряете важные сообщения электронной почты, цель по-прежнему заключается в том, чтобы Ваша учетная запись была как можно более безопасной. Убедитесь, что пароли Gmail, которые вы используете, являются безопасными и также используют другие меры безопасности в Интернете Gmail.
  2. Автоматическое резервное копирование и резервное копирование вручную. Хотя некоторые утилиты резервного копирования Gmail позволяют запланировать регулярное автоматическое резервное копирование, другие — нет. В зависимости от объема получаемой электронной почты частота резервного копирования может варьироваться — чем больше сообщений Вы получаете, тем чаще необходимо создать резервную копию своего Gmail. Изучите систему резервного копирования, которую Вы используете. Если ваша утилита не позволяет планировать рутинные резервные копии, отложите обычное время для резервного копирования сообщений Gmail вручную.
  3. Регулярно проверяйте резервные файлы. Даже если Ваша утилита резервного копирования запускается автоматически, Вы должны время от времени просматривать файлы резервных копий, чтобы убедиться, что утилита работает правильно. Если Вы заметили, что резервных файлов там нет или что файлы резервных копий имеют размер 0 байт, перечитайте инструкцию по резервному копированию или обратитесь в группу поддержки программного обеспечения резервного копирования, чтобы решить проблему.
  4. Контролируйте резервное хранилище. Следите за объемом памяти для Ваших резервных папок. Если Вы видите, что близки к превышению лимита хранения, рассмотрите возможность хранения старых файлов резервных копий в другом месте или их удаления. (Внимание: если Вы удалите старые файлы резервных копий, возможно, Вы не сможете их восстановить, если они Вам понадобятся позже.)

Вывод

Если Вы не регулярно копируете электронные письма Gmail, Вы рискуете потерять свою информацию. Теперь, когда Вы знаете, как создать резервную копию Gmail, Вы можете уменьшить вероятность потери данных, поддерживая Gmail.

Для использования резервного копирования Gmail используйте шаги, которые мы только что показали.

Как заархивировать все старые электронные письма в Gmail и достичь нулевого уровня входящих

Получение слишком большого количества писем может заполнить ваш почтовый ящик множеством ненужных элементов. Хотя вы к этому привыкли, это все же добавляет немного веса вашему разуму. Вы обременены тем, что у вас так много неоткрытых сообщений, но вы не хотите удалять ни одно из них.

Кто знает? Непрочитанное сообщение в вашем почтовом ящике может спасти ваш скин в будущем. Так что же делать, чтобы очистить папку «Входящие» без потери данных? Путем архивирования! Вот как ты это делаешь.

Что такое архив?

Согласно Кембриджскому словарю , архив – это собрание исторических записей, относящихся к месту, организации или семье. Он также определяется как компьютерный файл, используемый для хранения электронной информации или документов, которые вы больше не используете регулярно.

Точно так же в Gmail архив – это хранилище ваших сообщений, которое вы не используете регулярно. Помещение электронного письма в свой архив означает его хранение где-то вне поля зрения и вне памяти. Но он все еще там, если вам нужно когда-нибудь вернуться к нему. Это похоже на ваш подвал, где вы храните вещи, которые вам не нужны, но которые могут пригодиться в будущем.

Когда вы архивируете непрочитанное письмо в Gmail, оно покидает ваш почтовый ящик и сохраняется в папке «Вся почта». Это также будет вычтено из количества ваших непрочитанных сообщений.

Чтобы найти свои заархивированные электронные письма, перейдите в раздел «Вся почта» на боковой панели. Кроме того, вы можете ввести : archive в строке поиска Gmail, чтобы отображать только заархивированные сообщения.

Что делает (и чего не делает) архивирование

Чтобы понять его преимущества, вам нужно знать, что именно происходит, когда вы архивируете старые сообщения Gmail.

  • Архивированные электронные письма не удаляются автоматически . Архив похож на хранилище. В то время как отправленные в корзину электронные письма автоматически удаляются через 30 дней, заархивированные электронные письма будут оставаться в вашем Gmail, пока вы не удалите их вручную.
  • Можно искать в архивных электронных письмах . Gmail имеет мощную поисковую систему. Когда вы ищете что-либо, архивированные электронные письма являются частью этого. Если вы хотите исключить их и выполнять поиск только в своем почтовом ящике, введите : inbox перед поисковым запросом.
  • Архивированные электронные письма считаются местом для хранения . Удаленные письма удаляются с вашего диска Gmail, что дает вам больше места. С другой стороны, заархивированные электронные письма по-прежнему занимают место в хранилище, поскольку они по-прежнему являются частью вашего Gmail.
  • Архивированные электронные письма не помечаются как прочитанные автоматически . Если вы заархивируете электронное письмо, не открывая его, оно останется непрочитанным, пока вы не отреагируете на него.
  • Можно просматривать заархивированные электронные письма . В Gmail нет вкладки «Архив» для просмотра отправленных вами сообщений. Однако вы можете использовать вкладку « Вся почта », чтобы одновременно просматривать электронные письма как из папки «Входящие», так и из архива.
  • Архивированные электронные письма работают с ярлыками . Вы можете добавить метку к сообщению, а затем заархивировать его. Ярлык останется. Когда вы нажимаете на ярлык, чтобы увидеть все сообщения, помеченные им, заархивированное электронное письмо также будет отображаться.

Почему недостаточно "Пометить как прочитанное"

Отметка непрочитанного сообщения как прочитанного может уменьшить досадные цифры, но это не так хорошо, как архивирование. Это потому, что ваш почтовый ящик все еще забит беспорядком.

Когда вы архивируете электронное письмо, которое вам не нужно, оно покидает ваш основной экран электронной почты. Таким образом, вы можете сосредоточиться на более важных сообщениях.

Если вы думаете, что вам понадобится это электронное письмо в будущем, вы все равно можете использовать мощную функцию поиска Gmail, чтобы найти его. В конце концов, вы не захотите пролистывать сотни, если не тысячи писем в поисках чего-то.

Как заархивировать электронное письмо

Независимо от того, входите ли вы в свою учетную запись на смартфоне или компьютере, архивирование выполняется просто и легко.

На твоем компьютере

Сделать это можно тремя способами. Первый – поставить галочку напротив сообщения, которое вы хотите заархивировать. После этого в верхнем ряду вашего почтового ящика появится ряд значков – щелкните значок « Архив» , и Gmail отправит сообщение в папку «Вся почта».

Второй вариант – открыть письмо, о котором идет речь. После загрузки появятся те же значки, что и выше. Нажмите кнопку « Архивировать» , и вы вернетесь в свой основной почтовый ящик. Беседа заархивирована . уведомление появится в правом нижнем углу экрана, подтверждая процесс.

Третий вариант – удалить ярлык «Входящие». Щелкнув значок « на ярлыке, Gmail переместит письмо из папки «Входящие» во «Вся почта». Цепочка, удаленная из уведомления « Входящие », должна появиться в правом нижнем углу браузера для подтверждения.

Auto archive emails in Gmail after 2 days

fwed

Maintaining your inbox clean can be hard, as previously explained. The method described below makes it easier and only uses a Gmail label to automatise the archiving process on certain types of emails (newsletters, notifications, emails digests, etc).

Please bear in mind it’s a method to keep your inbox cleaned over time onward, this is not a method to get rid of the 20K unread and useless emails piling up in your inbox that you accumulated for the last 10 years.

Create an ‘autoarchive’ label

  1. Go to your Gmail Settings
  2. Click the Label tab
  3. Hit the Create new label button
  4. Name it autoarchive

Use Gmail filters to apply the ‘autoarchive’ label

Let’s say you want each notification you receive from Facebook to be automatically archived after 2 days. Follow the next steps to create a Gmail filter which is going to apply the ‘autoarchive’ label to these Facebook notifications.

  1. Open any email from Facebook
  2. Click on More in the top bar
  3. Click on Filter messages like these
  4. Then hit the Create filter with this search
  5. On the next screen, tick the Apply the label box, and select the autoarchive label
  6. Before you finish, tick the box Also apply to matching conversations at the bottom of the form
  7. Hit the Create filter button

From now on, all the emails received from Facebook will be labelled with the ‘autoarchive’ label. You can repeat that process to any other recurrent emails you get (Spotify notifications, Quora digests, LinkedIn recruiters, WordPress comments, etc).

Use a Google Script to archive daily

Follow the next steps to create a Google Script of your own and use the piece of code shown below:

  1. Go on script.google.com
  2. Copy and paste this code from GitHub into your Google Script
  3. Click File > Save
  4. Name it gmailAutoarchive (it will be saved in the root folder of your Google Drive)
  5. Go in the Run menu, then select gmailAutoarchive
  6. Google Script will require access to your Gmail (see screenshot below). Click Review Permissions.

7. Another window will appear, click Allow

Make sure it worked

First, bear in mind the Google Script I made only applies to emails that are at least 2 days old (48 hours). Also, the script does not go further back than 400 emails.

Now, to make sure it worked, follow the next steps.

  1. Go into your autoarchive label/folder to see all the emails it contains
  2. Check that all the emails older than 2 days do not have the ‘inbox’ label (meaning it has been archived)

If you still see emails that are more than 2 days old and that are labelled ‘inbox’, it could mean there are too many emails (the script only goes back to the previous 400 emails).

Setup a daily trigger

Within your Google Script window:

  1. Click on Edit > Current project’s triggers
  2. Then add a new trigger with the following settings: Time-driven, Hour timer, Every 12 hours

This will check every 12 hours if there are new emails to archive. See screenshot below.

Tweak and customise the script

Having the script shown below as a base, you could code several and useful tweaks in order to:

Как создать резервную копию всех Ваших писем Gmail (полное руководство)

Laura Spencer

Laura Spencer Last updated Dec 30, 2017

Никогда еще не было так важно создавать резервные копии писем Gmail. Так как хакеры постоянно ищут слабые места аккаунта, возможно, что Ваша учетная запись электронной почты может стать скомпрометированной Сообщения могут быть потеряны. Вы даже можете потерять доступ к своей учетной записи Gmail. Если это произойдет, Вы захотите иметь хорошую резервную копию Gmail.

Многие из нас хранят конфиденциальную информацию в наших почтовых аккаунтах Gmail. Потеря этой информации может быть весьма дорогостоящей. Вот почему важно удостовериться, что данные не будут потеряны.

Существует несколько способов резервного копирования почтовых сообщений Gmail, но многие пользователи Gmail не знают об этом. В этом уроке Вы узнаете, как создать резервную копию Gmail. Мы объясним, как использовать утилиту резервного копирования Google (Google Takeout) для резервного копирования Вашего Gmail. Также обсудим некоторые сторонние утилиты резервного копирования Gmail.

Узнайте полезные советы и стратегии электронной почты

Прежде чем мы займемся резервными копиями Gmail, не забудьте зарегистрироваться в информационном бюллетене Tuts + Business и получить бесплатную электронную книгу: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. Это свод стратегий для эффективного управления всеми входящими сообщениями.

 Free eBook PDF Inbox Zero Free eBook PDF Inbox Zero Free eBook PDF Inbox Zero

1. Зачем нужны резервные копии Gmail

Ваш Gmail содержит важную деловую информацию. Клиенты и будущие клиенты используют его для связи с Вами. Он может даже содержать конфиденциальную информацию о проекте.

Но что, если Ваши сообщения электронной почты были потеряны или скомпрометированы?

Правда в том, что учетные записи электронной почты и другие онлайн-аккаунты постоянно взламывают. Новости заполнены с учетом нарушений данных и других сбоев в безопасности. Если кто-то еще имел доступ к Вашей учетной записи электронной почты, это возможно, что Вы можете потерять некоторые из этих важных деловых контактов.

При создании сложных паролей Gmail можно уменьшить вероятность того, что хакер взломает Ваш адрес электронной почты, а система не будет защищенной. В худшем случае Вам может понадобиться удалить свою учетную запись Gmail, если она будет скомпрометирована. Чтобы узнать, как это сделать, выполните действия, описанные в этом руководстве:

И, конечно, есть ошибки пользователя. Никто не любит думать об этом, но данные часто теряется, когда пользователь случайно удаляет сообщение Gmail. Если действовать быстро, Вы можете восстановить удаленные сообщения. Но если прошло какое-то время и у вас нет системы резервного копирования Gmail, Вы можете потерять это сообщение навсегда. Инструкции по извлечению удаленных Gmails просмотрите учебное пособие «Как получить удаленные (или архивные) письма в Gmail».

Наличие обновленных резервных копий Gmail позволяет восстановить потерянные электронные письма, если что-либо произойдет с Вашей учетной записью Gmail. Существует несколько способов резервного копирования Вашей учетной записи Gmail.

2. Как сделать резервную копию писем Gmail с помощью Google Takeout

Google Takeout создает копию всей учетной записи Google, включая данные Gmail. Чтобы использовать его, вот что делать:

1. Начните с ввода https://takeout.google.com/settings/takeout в поле Адрес Вашего браузера. Если Вы не вошли в свою учетную запись Google, Вы должны это сделать, прежде чем сможете использовать эту утилиту. Если Вы вошли в систему, появится экран Google Takeout:

Google Takeout screen for Gmail email backupGoogle Takeout screen for Gmail email backup Google Takeout screen for Gmail email backupИспользовать Google Takeout для резервного копирования электронной почты Gmail

2. С помощью полосы прокрутки в правой части экрана просмотрите список данных, которые Вы можете создать с помощью утилиты:

Google data you can back up with Google TakeoutGoogle data you can back up with Google Takeout Google data you can back up with Google TakeoutЧтобы создать резервную копию своей учетной записи Gmail, убедитесь, что слайдер находится справа.

Вы увидите все различные типы данных, которые Вы можете получить с помощью своей учетной записи Google.

3. Сдвиньте ползунок Gmail (в правой части экрана) вправо для резервного копирования учетной записи Gmail. Если нажмете стрелку вниз слева от ползунка, экран развернется, и Вы сможете уточнить, какие части Вашего Gmail Вы хотите создать резервную копию:

Choose which Gmail labels to back upChoose which Gmail labels to back up Choose which Gmail labels to back upРезервное копирование определенных ярлыков Gmail.

Выберите один из следующих вариантов:

4. Когда вы закончите выбор типов данных для резервного копирования, нажмите кнопку «Далее» в левом нижнем углу экрана. На экране «Настроить формат архива» отображается:

Define your Gmail backup archive formatDefine your Gmail backup archive format Define your Gmail backup archive formatВыберите форматы архива резервных копий Gmail.

Используйте этот экран, чтобы определить следующие характеристики Вашего архива:

  • Тип файла. Тип файла по умолчанию для Вашего архивного файла — .zip. Нажмите стрелку вниз, чтобы выбрать тип файла .tgz. (Открытие этого типа файла может вызывать некоторые трудности у большинства пользователей.)
  • Размер архива. Максимальный размер архива составляет 50 ГБ. Нажмите стрелку вниз, чтобы выбрать один из следующих форматов файла: 1GB, 2GB, 4 ГБ, 10 ГБ, 50 ГБ.
  • Способ доставки.Как получить свои архивные данные? Нажмите стрелку вниз, чтобы выбрать способ получения ссылки для загрузки электронной почты, файл на Google Диске, файл в Dropbox или файл в OneDrive.

Внимание: Архивы, хранящиеся на Google Диске, учитываются в квоте хранилища Google. Если Ваш архив особенно велик, Вы можете выбрать другой способ его получения.

5. Когда вы закончите выбирать параметры формата архива, нажмите кнопку «Создать архив» в левом нижнем углу.

На следующем экране Вы увидите уведомление о том, что Ваш архив готовится. (Процесс архивирования не мгновен.) Когда архив будет готов, Вы будете уведомлены о местонахождении архива по электронной почте. Вот что может выглядеть по электронной почте:

Gmail backup archive emailGmail backup archive email Gmail backup archive emailУведомление по электронной почте уведомляет Вас о том, что Ваша резервная копия Gmail готова к просмотру.

Примечание: Ваше электронное письмо может отличаться в зависимости от выбранного Вами способа доставки.

6. Следуйте инструкциям в письме, чтобы получить доступ к архиву Gmail. (В приведенном выше примере я бы нажал кнопку «Загрузить архив»).

3. Другие способы создания резервной копии Gmail

Хотя утилита Google Backup довольно проста, Вам нужно запомнить архив Gmail. Более автоматизированным способом резервного копирования электронной почты Gmail является использование настольного клиента, такого как Microsoft Outlook, Thunderbird (iOS) или Apple Mail.

Примечание. В этом примере я буду использовать Outlook. Если Ваш настольный клиент отличается, действия, которые Вы выполняете, могут несколько отличаться.

Установите клиент рабочего стола так, чтобы он получал сообщения из Gmail на Ваш компьютер через протокол IMAP. Для настройки необходимо:

Шаг 1. Включите доступ к IMAP

1. Перейдите в «Настройки»> «Настройки»> «Пересылка» и «POP / IMAP» в Gmail, чтобы убедиться, что IMAP включен. Ваш экран должен выглядеть так:

Enable IMAP accessEnable IMAP access Enable IMAP accessПерейдите в настройки Gmail, чтобы включить доступ к IMAP.

Если IMAP не включен, щелкните переключатель Включить IMAP.

2. Google считает, что большинство настольных приложений электронной почты менее безопасны. Таким образом, Вам придется изменить настройки безопасности в своей учетной записи Google, чтобы он предоставил Вам доступ к почтовому клиенту рабочего стола для Вашей учетной записи Gmail. Для начала перейдите на страницу https://myaccount.google.com/. Вы увидите экран «Моя учетная запись»:

Google My Account screenGoogle My Account screen Google My Account screenИспользуйте экран «Моя учетная запись», чтобы получить доступ к электронной почте на Вашем рабочем столе для электронной почты Gmail.

3. Выберите Приложения с доступом к учетной записи. Появится экран входа и защиты. Прокрутите вниз экран «Войти в систему» и «Безопасность» в «Разрешить менее безопасные приложения»: опция:

Allow less secure apps Google accessAllow less secure apps Google access Allow less secure apps Google accessGoogle считает, что большинство других систем электронной почты менее безопасны. Вам нужно сдвинуть ползунок вправо.

Сдвиньте переключатель вправо, чтобы клиент электронной почты Вашего рабочего стола мог получить доступ к Вашей учетной записи Gmail.

Шаг 2. Добавьте свою учетную запись Gmail на свой почтовый клиент.

Следующим шагом будет добавление учетной записи Gmail на Ваш почтовый клиент. Точный процесс, который Вы будете использовать для этого, зависит от Вашего почтового клиента.

1. В MS-Outlook нажмите «Файл». Когда появится экран «Информация об учетной записи», нажмите кнопку «Добавить учетную запись»:

MS Outlook Add Account buttonMS Outlook Add Account button MS Outlook Add Account buttonНажмите кнопку «Добавить учетную запись», чтобы предоставить Outlook доступ к вашим сообщениям Gmail.

2. Вам будет предложено ввести учетную запись Gmail и пароль, которые Вы хотите добавить в Outlook. Введите информацию и нажмите кнопку «Подключить». Появится следующее приглашение:

Account setup completeAccount setup complete Account setup completeВы предоставили Outlook доступ к своим сообщениям Gmail.

3. Нажмите «ОК», чтобы завершить подключение учетной записи Gmail к учетной записи Вашего рабочего стола. Ваши учетные записи подключены.

Вы получите электронное сообщение с темой : Тестовое сообщение Microsoft Outlook в папке «Входящие» Outlook. В вашем почтовом ящике Gmail также отобразится данное сообщение.

С этого момента сообщения, отправленные на Ваш адрес Gmail, также будут отправлены в MS Outlook. Даже если Вы потеряете доступ к своей учетной записи Gmail, Вы все равно сможете получать доступ к своим сообщениям Gmail через Outlook. Помните, что если Вы удалите сообщение из своей учетной записи Gmail, оно также будет удалено из почтового ящика Outlook.

Внимание. Фильтры и другие организационные инструменты, которые Вы применяете в папке «Входящие» Gmail, не могут переноситься в систему электронной почты Вашего рабочего стола.

4. Утилиты резервного копирования сторонних Gmail

Еще одним способом резервного копирования сообщений Gmail является использование сторонней утилиты резервного копирования. Вот четыре популярных варианта:

UpSafe Gmail Backup UtilityUpSafe Gmail Backup Utility UpSafe Gmail Backup UtilityУтилита резервного копирования UpSafe Gmail является бесплатной и простой в использовании.

UpSafe — бесплатная и простая в использовании резервная копия Windows Gmail, которая позволяет быстро создавать резервные копии файлов Gmail на жестком диске. Хорошей функцией безопасности этой утилиты является то, что приложение не имеет доступа к Вашим учетным данным для входа в Google. Резервные копии, однако, не создаются автоматическими. Таким образом, Вы должны помнить, что необходимо регулярно создавать резервные копии своей учетной записи Gmail.

2. Gmvault Backup

Gmvault Gmail Backup utilityGmvault Gmail Backup utility Gmvault Gmail Backup utilityУтилита резервного копирования Gmvault работает на большом количестве платформ.

Используйте GMvault для Windows, Mac, OSX или Linux. Это популярное приложение с открытым исходным кодом позволяет планировать резервное копирование для автоматического запуска, что очень удобно, так как не нужно беспокоиться о том, что Вы забыли создать резервную копию своего Gmail. Это хороший инструмент для перемещения электронной почты с одной учетной записи на другую. Это командная строка, то есть графический интерфейс отсутствует. Но Вы можете многое сделать, изучив несколько простых команд.

3. Spinbackup

Spinbackup Gmail backup utilitySpinbackup Gmail backup utility Spinbackup Gmail backup utilityУтилита Spinbackup Gmail предлагает облачные функции резервного копирования.

Spinbackup сочетает в себе облачные функции резервного копирования и функции кибербезопасности в одном пакете. Если Вашему бизнесу нужны оба варианта, этот инструмент может быть хорошим выбором. Он позволяет настраивать автоматическое резервное копирование не только Ваших сообщений Gmail, но и любых данных на Google Диске, включая контакты и календарь. Цены варьируются в зависимости от Ваших потребностей и количества пользователей.

4. SysTools Gmail Backup

SysTools Gmail BackupSysTools Gmail Backup SysTools Gmail BackupSysTools специализируется на утилитах резервного копирования и восстановлении данных.

SysTools предлагает широкий спектр утилит резервного копирования и восстановления данных, включая утилиты облачного резервного копирования для Gmail и Google Apps. Доступны как Windows, так и Mac версия утилиты Gmail Backup. В зависимости от используемой операционной системы ваши сообщения могут быть сохранены в различных форматах. Вы также можете применить фильтр, чтобы выбрать, какие сообщения будут скопированы.

5. Сделайте резервные копии Gmail частью рабочего процесса.

Потеря сообщений Gmail может быть дорогостоящей. Ваши резервные копии Gmail должны быть регулярной частью Вашего рабочего процесса. Вот несколько лучших рекомендаций Gmail Backup, которые помогут вам:

  1. Продолжайте следовать правилам безопасности Gmail. Хотя наличие системы резервного копирования Gmail на месте может гарантировать, что Вы не потеряете важные сообщения электронной почты, цель по-прежнему заключается в том, чтобы Ваша учетная запись была как можно более безопасной. Убедитесь, что пароли Gmail, которые вы используете, являются безопасными и также используют другие меры безопасности в Интернете Gmail.
  2. Автоматическое резервное копирование и резервное копирование вручную. Хотя некоторые утилиты резервного копирования Gmail позволяют запланировать регулярное автоматическое резервное копирование, другие — нет. В зависимости от объема получаемой электронной почты частота резервного копирования может варьироваться — чем больше сообщений Вы получаете, тем чаще необходимо создать резервную копию своего Gmail. Изучите систему резервного копирования, которую Вы используете. Если ваша утилита не позволяет планировать рутинные резервные копии, отложите обычное время для резервного копирования сообщений Gmail вручную.
  3. Регулярно проверяйте резервные файлы. Даже если Ваша утилита резервного копирования запускается автоматически, Вы должны время от времени просматривать файлы резервных копий, чтобы убедиться, что утилита работает правильно. Если Вы заметили, что резервных файлов там нет или что файлы резервных копий имеют размер 0 байт, перечитайте инструкцию по резервному копированию или обратитесь в группу поддержки программного обеспечения резервного копирования, чтобы решить проблему.
  4. Контролируйте резервное хранилище. Следите за объемом памяти для Ваших резервных папок. Если Вы видите, что близки к превышению лимита хранения, рассмотрите возможность хранения старых файлов резервных копий в другом месте или их удаления. (Внимание: если Вы удалите старые файлы резервных копий, возможно, Вы не сможете их восстановить, если они Вам понадобятся позже.)

Вывод

Если Вы не регулярно копируете электронные письма Gmail, Вы рискуете потерять свою информацию. Теперь, когда Вы знаете, как создать резервную копию Gmail, Вы можете уменьшить вероятность потери данных, поддерживая Gmail.

Для использования резервного копирования Gmail используйте шаги, которые мы только что показали.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *