7.2 Административное завершение проекта
Процедура административного завершения заключается в подготовке, сборе и распределении информации, формализующей завершение проекта. Этот процесс включает в себя операции, необходимые для сбора отчетных материалов по проекту, анализа его успехов или неудачи, обобщения полученных знаний, накопления опыта и архивирования информации по проекту для использования их организацией в будущем. При закрытии проекта в рамках процесса административного завершения должны быть выполнены следующие действия:
• обеспечение накопления и сохранения опыта реализации проектов в компании;
• сбор информации для маркетинга;
• пополнение баз данных (информационное обеспечение);
Накопление опыта реализации проектов в компании заключается в сборе и регистрации формализованной информации. На каждом этапе собирается своя информация:
• этап предварительной проработки: шаблоны писем, коммерческое предложение по выполнению работы;
• этап подготовки контракта: договоры, соглашения о конфиденциальности;
• этап реализации проекта: описание продукта, констатация целей, ИСР, план проекта, график проекта, сетевая диаграмма, контрольные события, предложенные цены, риски проекта и реагирование, проблемы проекта, реальные трудозатраты проекта.
Выполнение работ, обеспечивающих накопление опыта, особенно важно для начинающей инновационной компании. Образцы договора, примеры рекламных материалов, шаблоны писем существенно облегчат организацию деятельности компании и ее вхождение в рынок.
В целях совершенствования маркетинговых действий в проектах может собираться следующая информация:
• условия конфиденциальности, название проекта в разрешенном виде, имя заказчика в разрешенном виде;
• анализ возможности повторного коммерческого использования материалов;
• достижения компании в проекте, истории успеха, отзывы клиентов;
• перечень потенциальных партнеров или агентов;
• предложения по корректировке маркетинговых действий;
• материалы в прайс-лист.
Конфиденциальность может оказаться важным требованием со стороны стратегического партнера или заказчика. Многие крупные компании озабочены тем, чтобы информация о направлении их деятельности и реализуемых проектах не стала доступной конкурентам раньше времени. Для обеспечения конфиденциальности недостаточно просто подписать соглашение, необходимо разработать и соответствующие меры.
Материалы для информационного обеспечения содержат следующую пополняемую информацию:
• базу данных (БД) специалистов и экспертов;
• рекламные материалы клиентов;
• печатные материалы, необходимые для работы, книги;
При подведении итогов и закрытии проекта осуществляются:
• подведение финансовых итогов проекта;
– определение значений ключевых показателей эффективности проекта,
– определение вклада каждого участника и размера его вознаграждения;
• заполнение досье сотрудника;
• сбор предложений по улучшению работы.
Оценка проекта заключается в анализе степени достижения запланированных показателей.[19] При формировании критериев успеха проекта необходимо четко описать процедуру оценки проекта. Например, проект, длящийся два года, реализован с опозданием на один день. Формально это – неуспех, а на практике – достижение команды проекта, которая смогла выдержать временные рамки проекта, если, конечно, не было задачи завершить проект к какому-то сроку, перенос которого невозможен.
То же самое можно сказать и о стоимости проекта. Превышение стоимости на один рубль вряд ли кого обеспокоит. Еще более сложна проблема с оценкой качества и степени достижения целей проекта. Но для оценки успешности необходима более однозначная трактовка результатов проекта. Часто бывает, что анализ показателей проекта дает противоположные результаты. Например, проект может завершиться с экономией бюджета, но перерасходом трудовых затрат, или наоборот. В зависимости от стоимости человекодня меняется и общая оценка проекта. В одном случае выгоднее экономить финансы, в другом случае – затраты времени персонала.
Меняя весовые коэффициенты, можно мотивировать руководителя проекта на экономию трудозатрат в том случае, когда эта экономия важна для компании (например, имеется специалист высокой квалификации, время которого приходится распределять между проектами, а стоимость его крайне мала по сравнению со стоимостью материалов и оборудования). Задавая высокую стоимость (а точнее, коэффициент пересчета) ключевого сотрудника, мы вынуждаем руководителя проекта тщательнее планировать необходимую загрузку сотрудника, поскольку она начинает заметно влиять на эффективность проекта.
Естественно, оцениваются только те параметры, на которые оказал непосредственное влияние сотрудник. Например, если принято решение поощрять за экономию средств или материалов, то неправильно поощрять сотрудника за экономию, образовавшуюся, например, вследствие благоприятного развития обстоятельств.
На основе оценки эффективности проекта и оценки процесса выполнения формируется оценка вклада участников. При завершении проекта используется система мотивации, поскольку именно этот процесс обеспечивает оценку вклада участников и определение размера поощрения.
В качестве примера приведем выдержки из Положения о закрытии контракта проекта обустройства нефтегазоконденсатного месторождения.
ПРИМЕР. Порядок завершения инновационного проекта обустройства нефтегазоконденсатного месторождения
Основными этапами закрытия контракта являются:
• проверка финансовой отчетности;
• выявление невыполненных обязательств;
• завершение невыполненных обязательств;
• гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.
Проверка финансовой отчетности представляет собой проверку и сверку финансовой отчетности заказчика и подрядчика и включает в себя:
а) для заказчика:
• проверку полноты выписки фактуры на весь объем завершенных работ,
• согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами,
• проверку наличия документации по изменениям,
• контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком;
б) для исполнителя:
• проверку платежей поставщикам и субподрядчикам,
• соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков,
• поиск просроченных платежей поставщикам,
• подтверждение соответствующих удержаний.
Результаты такой проверки позволяют получить данные для подготовки окончательных финансовых отчетов по проекту.
Паспортизация представляет собой один из важных элементов организации закрытия контракта и заключается в регистрации заказчиком ранее представленной ему документации. При правильном подходе к выполнению этой задачи вопросы паспортизации решаются не одномоментно, на этапе закрытия контракта, а в ходе его реализации.
Невыполненные обязательства должны быть выполнены полностью на этапе закрытия контракта, однако их выявление должно осуществляться постоянно в течение всего времени выполнения контракта.
На этапе завершения невыполненных обязательств предпринимаются усилия для исправления брака и устранения недоделок. В случае если эти усилия дорогостоящи и длительны, руководитель проекта урегулирует проблемы с заказчиком путем уступок со своей стороны, снижением критерия приемки и уплаты штрафа.
Закрытие контрактов должно сопровождаться закрытием расчетов по нему, выпиской счета для осуществления окончательного платежа.
Во всех контрактах, как правило, предусматриваются штрафные санкции за нарушение сроков строительства. Если объект не закончен к установленному времени, заказчик имеет право предъявить подрядчику требование об уплате неустойки. Однако в сложных и комплексных договорах зачастую бывает непросто доказать вину подрядчика за срыв сроков строительства ввиду потенциального воздействия значительного количества факторов, в том числе прямо или косвенно зависящих от заказчика. И только своевременное и грамотное документирование хода проекта позволит успешно реализовать право на взыскание штрафов и пеней.
При окончательных расчетах определяется экономия или перерасход средств на реализацию проекта. Одним из действенных способов сокращения общих издержек по проекту является механизм «экономии подрядчика», предусмотренный группой компаний: в случаях, предусмотренных договором подряда, подрядчик может рассчитывать на выплату части сэкономленных средств.
Гарантийное обслуживание осуществляется после закрытия контракта уже не командой проекта, а функциональной группой эксплуатирующего предприятия, ответственной за гарантийное обслуживание. Как правило, условия осуществления гарантийного обслуживания оговариваются в контракте на выполнение строительно-монтажных работ и в технических паспортах на оборудование.
Одной из распространенных мировых практик является подготовка итогового отчета Lessons learned. В нем описываются все проблемы строительства, пусконаладочных работ и организации строительства. Впоследствии он используется для накопления знаний и при реализации следующих проектов.
Кроме подготовки итогового отчета, в ходе завершения работ по проекту должна быть сформирована информационная база данных проекта, включающая в себя информацию по следующим направлениям:
• специалисты и эксперты, принявшие участие в реализации;
• подрядчики, поставщики, производители, консультанты с оценкой их деятельности;
• технологии, задействованные при выполнении проекта;
• проектные и строительные решения;
• документальное оформление, включая:
– материалы по реализации проекта.
1. В чем смысл административного завершения проекта?
2. Какие действия должен выполнить руководитель проекта при закрытии проекта?
Архив данных который создается при закрытии проекта должен представлять собой
Архив данных который создается при закрытии проекта должен представлять собой
- Главная
- Список предметов
- Контакты
- БЛОГ
- FAQ
- Вход / Регистрация
ВЫ СТУДЕНТ ИДК ( И нститут Д еловой К арьеры ) и ОБУЧАЕТЕСЬ ДИСТАНЦИОННО?
На ЭТОМ сайте, Вы найдете ответы на вопросы тестов ИДК .
Регистрируйтесь , пополняйте баланс и без проблем сдавайте тесты ИДК .
ПРЕИМУЩЕСТВА ПОЛЬЗОВАНИЯ САЙТОМ ЗДЕСЬ
Как посмотреть ответ ИНСТРУКЦИЯ
У ВАС ДРУГОЙ ВУЗ? НЕ БЕДА.
ПОСМОТРИТЕ ДРУГИЕ НАШИ САЙТЫ С ОТВЕТАМИ — СПИСОК
Если в списке нет Вашего вуза, вернитесь сюда и купите найденный Вами вопрос, иногда предметы полностью совпадают в разных вузах.
Архив данных, который создается при закрытии проекта, должен представлять собой:
Выберите один ответ:
Единый файл документов, в котором хранится вся информация по проекту, доступная всем ее участникам
Управление проектами. Тест с ответами #1
Поможем успешно пройти тест. Знакомы с особенностями сдачи тестов онлайн в Системах дистанционного обучения (СДО) более 50 ВУЗов. При необходимости проходим систему идентификации, прокторинга, а также можем подключиться к вашему компьютеру удаленно, если ваш вуз требует видеофиксацию во время тестирования.
Закажите решение теста для вашего вуза за 470 рублей прямо сейчас. Решим в течение дня.
Из двух проектов уровень доходности выше у того, у которого …
выше объем выручки
IRR-r больше
IRR больше
IRR меньше
Контракт с возмещением затрат плюс фиксированное вознаграждение подразумевает, что …
По этому типу контракта покупатель возмещает поставщику оговоренные затраты, которые определяются условиями договора и уплачивает фиксированную сумму дохода в качестве вознаграждения
Организация заключает с поставщиком договор, согласно которому подрядчику выплачивается фиксированная сумма за результат выполненных работ, а также возмещаются фактические затраты, имевшие место вовремя осуществления заказа по проекту
Заказчик обязан выплатить поставщику фиксированную сумму в соответствии с условиями контракта. В то же время, если поставщик выполнил все оговоренные критерии подрядной работы, заказчик обязан выплатить ему дополнительную сумму, т.е. премию за результаты
По этому типу контракта покупатель возмещают поставщику оговоренные затраты, которые определяются условиями договора. При этом поставщик получает дополнительный доход при выполнении установленных критериев исполнения работы
Анализ и регулирование выполнения проекта по стоимости включает …
принятие решений о регулирующих воздействиях для приведения выполнения работ проекта по стоимости в соответствие с бюджетом
прогнозирование состояния выполнения работ проекта по стоимости
распределение функциональных обязанностей и ответственности в соответствии с планом управления стоимостью и финансированием в проекте
анализ отклонений стоимости выполненных работ от сметы и бюджета
введение в действие системы управления стоимостью и финансированием в проекте
учет фактических затрат в проекте
В жизненном цикле проекта …
Фазы обычно сменяют друг друга последовательно и ограничиваются передачей технической информации или сдачей технического элемента проекта
Спонсор проекта самостоятельно определяет момент завершения одной фазы и начало другой
Не может быть более 2-х фаз
Четкое разделение на фазы не обязательно
Архив данных, который создается при закрытии проекта, должен представлять собой …
Ничего из вышеперечисленного
Финальный отчет о статусе работ по проекту на момент закрытия
Единый файл документов, в котором хранится вся информация по проекту, доступная всем ее участникам
Архив личных дел всех участников проекта
Анализ и регулирование изменений в проект включает …
формирование архива изменений в проекте
текущую оценку изменений в проекте и достигнутых в связи с этим результатов
заключительный отчет о фактических изменениях в проекте
обзор и анализ динамики изменений в проекте
формирование концепции управления изменениями в проекте
корректирующие действия
Составляющие стадии реализации проекта — …
Организация и контроль выполнения проекта
Ввод в эксплуатацию и принятие проекта заказчиком
Документирование и анализ опыта выполнения данного проекта
Анализ и регулирование выполнение проекта
Формирование концепции проекта
Организация и контроль выполнения проекта по стоимости включает …
принятие решений о регулирующих воздействиях для приведения выполнения работ проекта по стоимости в соответствие с бюджетом
анализ отклонений стоимости выполненных работ от сметы и бюджета
анализ различных факторов, влияющих на позитивные и негативные отклонения от бюджета проекта
учет фактических затрат в проекте
формирование текущей отчетности о состоянии стоимости и финансирования проекта
распределение функциональных обязанностей и ответственности в соответствии с планом управления стоимостью и финансированием в проекте
Организационная структура, при которой возможно перераспределение человеческих ресурсов между проектами без реорганизации существующей структуры — …
Матричная
Линейно-функциональная
Функциональная
Дивизиональная
Инновационные проекты отличаются …
необходимостью использовать функциональные организационные структуры
целью проекта является получение прибыли на вложенные средства
высокой степенью неопределенности и рисков
большим объемом проектной документации
Проект является убыточным, если …
NPV
NPV не рассчитан
NPV =0
NPV
NPV >0
Какова должна быть длительность работ для задач, расположенных на самом нижнем уровне ИСР?
Не более 80 часов
Не менее 8 часов и не более 4 дней
Не менее 8 и не более 80 часов
Не менее 4 часов
Последовательность действий по анализу и регулированию коммуникаций при выполнении проекта
1 Анализ сбоев и нарушений при обеспечении участников проекта необходимой информацией
2 Анализ запросов на внесение изменений
3 Анализ функционирования системы коммуникаций после внесения необходимых изменений
4 Информирование участников о внесенных изменениях
Последовательность процессов определения целей и задач
1 Формулирование
2 Структурирование
3 Согласование
4 Фиксация
Концепция проекта …
утверждается в завершении фазы инициации проекта
должна быть согласована ключевыми участниками проекта: заказчиком, инвестором, спонсором и др.
обязательно содержит описание целей проекта, его основных параметров
обязательно должна быть оформлена в виде паспорта проекта
обязательно содержит сводный календарный план проектных работ
обязательно должна содержать концепции по управлению коммуникациями, поставками и контрактами
Управление проектами — онлайн-тест МФЮА
Вы легко можете заказать у нас выполнение этого теста на Отлично и Хорошо, если не выходит нужная оценка или просто некогда. Цена ровно 500 р. Оплата после решения.
Ниже приведены задания тестов по Управлению проектами в МФЮА ДО. Если не получается самостоятельно решить этот тест на хорошую оценку или нет времени, то мы решим его за Вас на Отлично и Хорошо.
Задания теста
- 9 000 000
- 10 000 000
- 100 000
- 1 000 000
- 8 мес.
- 9 мес
- 7,5 мес.
- 7 мес.
- Принимать на себя функции по курированию проекта и стандартизации процессов
- Автоматически становиться спонсором всех проектов в организации
- Выполнять исключительно отчетные функции, сообщая генеральному руководству о продвижении работ на проектах, а также о любых возникающих проблемах
- Ограничивать вмешательство в ведение проектов рекомендациями по этическим аспектам работы членов команды проекта
- Государственные и промышленные стандарты
- Активы организационного процесса
- Существующие человеческие ресурсы
- Ситуация на рынке
- Инициирование
- Планирование
- Анализ рисков
- Мониторинг и контроль
- Ничего из вышеперечисленного
- Архив личных дел всех участников проекта
- Единый файл документов, в котором хранится вся информация по проекту, доступная всем ее участникам
- Финальный отчет о статусе работ по проекту на момент закрытия
- Без финальной вечеринки команды проекта
- Без формального принятия заказчиком конечного продукта или результата проекта
- Без роспуска команды проекта
- Без документов, описывающих опыт, полученный в результате проведения проекта
- Один раз, в самом начале проекта
- В начале и в конце каждого этапа проекта
- Постоянно, или по мере того, как становится известно о возможных новых рисках
- В начале каждого нового этапа проекта
- Наделяет менеджера проекта полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта
- Создается на стадии планирования проекта
- Является вспомогательной частью проектной документации
- Включает в себя детальное описание всех рисков проекта
- Не имеет значения
- Только менеджер проекта
- Только спонсор проекта и менеджер проекта
- Все члены команды проекта
- Используется исключительно для определения стоимости работ и загруженности персонала на каждом из этапов проекта
- Представляет собой стандартизированный набор имеющихся в организации автоматизированных инструментов, интегрированных в систему
- Служит исключительно целям предотвращения рисков, которые могут возникнуть в ходе проекта
- Всегда разрабатывается "с нуля" для каждого нового проекта организации
- Вспомогательный документ, не имеющий реальной значимости в работе над проектом
- Формируется на стадии завершения работ
- Является точкой отсчета, относительно которой измеряются основные параметры "здоровья" проекта по мере проведения работ на проекте
- Рекомендуется корректировать всякий раз, когда возникает необходимость любых, даже самых незначительных изменений в работе
- Выдать всем участникам проекта премии согласно их вкладу в проект
- Направить всех участников проекта на тренинг для работы в дальнейших проектах
- Выразить благодарность за вклад, внесенный сотрудниками в достижение результатов проекта
- Обеспечить всех участников проекта работой на новом проекте
- Выявления фактов изменения расписания проекта
- Управления изменениями по мере их возникновения
- Определения текущего состояния расписания проекта
- Обсуждения длительности проекта на этапе его инициации
- Каков процент освоенного бюджета по сравнению с предыдущей фазой
- Есть ли необходимость тестировать всю систему на каждой фазе проекта
- Готов ли проект продвигаться к следующей фазе
- Какие процессы необходимо будет протестировать в следующей фазе
- Контракт приобретающей организации заказчика
- Содержание работы по проекту
- Факторы внешней среды предприятия
- Детализированный бюджет проекта
- Для обоснования расхода средств, отпущенных на проект при возможной проверке аудиторами
- Для обоснования возможных отказов в гарантийном обслуживании результатов проекта, если на то возникнет необходимость
- Для обеспечения отчетности в организации
- Для использования этой информации при создании и планировании аналогичных проектов в будущем
- Проектной
- Функциональной
- Слабой матричной
- Жесткой матричной
- Менеджер проекта
- Исполнительная организация
- Заинтересованные стороны
- Спонсор
- Заказчик
- По этому типу контракта покупатель возмещает поставщику оговоренные затраты, которые определяются условиями договора и уплачивает фиксированную сумму дохода в качестве вознаграждения
- Заказчик обязан выплатить поставщику фиксированную сумму в соответствии с условиями контракта. В то же время, если поставщик выполнил все оговоренные критерии подрядной работы, заказчик обязан выплатить ему дополнительную сумму, т.е. премию за результаты
- Организация заключает с поставщиком договор, согласно которому подрядчику выплачивается фиксированная сумма за результат выполненных работ, а также возмещаются фактические затраты, имевшие место вовремя осуществления заказа по проекту
- По этому типу контракта покупатель возмещают поставщику оговоренные затраты, которые определяются условиями договора. При этом поставщик получает дополнительный доход при выполнении установленных критериев исполнения работы
- Исполняющая организация
- Заказчик
- Спонсор
- Менеджер проекта
- Затраты на оплату труда
- Затраты, связанные с непосредственно с проектами
- Затраты, запланированные на покрытие возможных убытков, связанных с рисками, которые могут случиться в результате проведения проекта
- Затраты, которые несет организация, вне зависимости от количества проектов, реализуемых организацией в данный период времени, и не связанные непосредственно с проектами
- Минимизация риска
- Избежание риска
- Принятие риска
- Перенос риска
- Является набором не связанных между собой составляющих
- Имеет второстепенное значение
- Это время, стоимость и содержание
- Просчитывается в финальной стадии проекта
- Используется в тех случаях, когда необходимо провести быструю приблизительную оценку стоимости проекта
- Позволяет оценить все затраты проекта с большей точностью, но занимает больше времени
- Подразумевает использование параметрической методики оценки
- Подразумевает использование методики оценки "по аналогу"
- Надежность
- Срок гарантии финального продукта
- Требования конечных пользователей
- Качество функциональности
- Собрать только те требования, которые могут повлиять на сроки работ
- Наметить круг задач, которые возможно решить в рамках заданного проекта, для дальнейшего обсуждения и корректировки этих задач на более поздних стадиях, в процессе выполнения работ над проектом
- Определить финальное содержание, цели и задачи проекта
- Собрать только те требования, которые могут повлиять на стоимость работ
- Не менее 8 часов и не более 4 дней
- Не менее 8 и не более 80 часов
- Не более 80 часов
- Не менее 4 часов
- Необходимость установления единой формы отчетности во всем, что касается качества конечного продукта
- Необходимость привести нормы выполнения работ на проектах в соответствие с международными стандартами
- Стандартизация отчетности предоставляемой государственным органам, регулирующим рынок
- Постоянное совершенствование процессов производства посредством всестороннего изучения и анализа данных проекта по всем источникам поступления информации
- Проект — это временное предприятие
- Продукты, услуги, или любые другие результаты проекта хотя бы в чем-то уникальны
- Непременным свойством проекта является `последовательная разработка`, т.е. поэтапное и пошаговое развитие
- Проект должен повторяться ежемесячно
- Опережение/отставание от графика
- Соотношение фактических затрат с плановыми
- Тенденции выполнения проектных работ
- Процент фактического уровня качества к требуемому
- Отображает только время, необходимое на осуществление проекта Б.
- Представляет собой перечень результатов деятельности, которые необходимо достичь в установленные сроки до завершения проекта
- Отображает в деталях стоимость работ
- Описывает все риски, которые могут повлиять на проект
- Устанавливать все необходимые особенности продукта
- Составлять более четкую картину для ежемесячных отчетов руководству
- Определять задачи отдельно взятого проекта
- Определять и, при необходимости, своевременно пересматривать с целью корректировки стратегические цели компании
- Основа (изначальная версия плана)
- Прогнозы
- Текущий план
- Фактические показатели
- Отложить решение вопросов по основному содержанию проектов до той стадии проекта, в которой коллектив начнет процесс непосредственного выполнения работ и все "подводные камни" станут очевидны
- Распространить предварительный вариант Устава проекта среди заинтересованных сторон проекта с целью обсуждения и включения предложенных изменений. Убедиться, что финальный вариант устава учитывает мнение всех заинтересованных сторон
- Получить полный набор требований по содержанию от спонсора проекта
- Предоставить возможность менеджеру проекта самому определить содержание работ
- Перечень обязанностей каждого из участников проекта
- Список лиц, которые будут выступать в роли заинтересованных сторон проекта
- Сроки и бюджет проекта
- Перечень потребностей, среди которых отбираются те, которые в действительности заслуживают реализации в рамках проекта
- Последующая операция заканчивается не раньше начала предшествующей
- Последующая операция может начаться лишь после завершения предшествующей
- Последующая операция начинается не раньше начала предшествующей
- Последующая операция не может завершиться до завершения предшествующей
- Тестирование минимально возможного для тестирования компонента, например, класса или функции
- Тестирование системы с ограниченным функционалом, открытое для небольшой группы лиц
- Проверку на наличие проблем в интерфейсах и взаимодействии между интегрируемыми компонентами
- Тестирование интегрированной системы на её соответствие исходным требованиям
- Проект, результат которого позволит организации повысить свою конкурентоспособность
- Проект, реализация которого обещает наибольший доход, причем степень риска достаточно высока
- Проект, имеющий наивысший показатель прибыли на инвестируемый капитал
- Проект, цель которого является критически важная задача
- Работа выполняется в соответствии с календарным планом, но с превышением бюджета
- Работа выполняется в соответствии с намеченным планом
- Существует необходимость в немедленной остановке проекта
- Существует небольшое отставание от графика, имеются риски
- Между окончанием работы над предшествующей операцией и началом работы над последующей операцией должно пройти не менее двух дней
- Работа над последующей операцией может стартовать одновременной с началом работы над предшествующей операцией
- Работа над последующей операцией может стартовать за два дня до окончания работы над предшествующей операцией
- Работу над последующей операцией можно начать за два дня до начала работы над предшествующей операцией
- Фазы обычно сменяют друг друга последовательно и ограничиваются передачей технической информации или сдачей технического элемента проекта
- Не может быть более 2-х фаз
- Четкое разделение на фазы не обязательно
- Спонсор проекта самостоятельно определяет момент завершения одной фазы и начало другой
Список тестов
Предмет «Управление проектами» представлен на дистанционном обучении в МФЮА (МФЮУ) следующими онлайн-тестами:
Процесс закрытия проекта и его составляющие
2)Процесс закрытия проекта и его составляющие.
Сущность закрытия проекта
Одна из основных особенностей проекта – временный его характер, т.е. проект когда-то должен закончиться. Желательно, чтобы он завершился успешно: заказчик доволен, команда проекта получила премию. Команда проекта упорно и серьезно работает, чтобы были достигнуты поставленные перед нею цели.
Иногда окончание проекта бывает досрочным, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику (например, по причине изменения рыночной ситуации; просчетов при планировании и в ходе выполнения проекта; возникновении условий, которые делают продолжение проекта бесполезным).
Процессы закрытия проекта – финальные процессы в ходе управления проектом.
Закрытие проекта– стадия процесса управления проектом, результатом которой является подтверждение и документальное оформление завершения всех работ проекта и окончательное разрешение всех спорных вопросов.
При закрытии проекта его руководитель должен выполнить ряд управленческих мероприятий, содержание которых зависит от характера и предметной области проекта.
Если в проекте использовалось оборудование, необходимо произвести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения.
В контрактном проекте необходимо определить, удовлетворяют ли результаты условиям контракта; составить окончательные отчеты, а промежуточные отчеты по проекту организовать в виде архива.
Процессы закрытия проекта должны обеспечить формальное авторизованное завершение проекта.
Основными задачами процессов закрытия проекта являются:
1) сдача-приемка результатов проекта заказчику;
2) подготовка и передача проектной документации, оценка ее качества и полноты;
3) разрешение спорных и конфликтных вопросов;
4) утверждение и архивирование результатов проекта для будущего использования;
5) документирование и анализ опыта;
6) извлечение уроков и обмен опытом;
7) оценка работы членов проектной команды, распределение поощрений;
8) роспуск команды проекта, возвращение персонала по подразделениям;
9) помощь в переводе персонала на другие проекты или должности.
Одной из важнейших управленческих задач менеджера проекта является извлечение уроков из прошедшего проекта. Это важно не только для него и команды проекта (необходимо, чтобы эти выводы стали доступны другим участникам проектного управления в организации, в частности менеджерам профильных проектов).
В некоторых компаниях в ходе закрытия проекта менеджер проекта обязан подготовить презентацию по итогам проекта и провести внутреннюю учебу с менеджерами проектов по теме «Уроки моего проекта».
Презентация имеет строгую структуру и шаблон.
Основными информационными блоками такой презентации являются:
— сложности, проблемы и риски, с которыми столкнулись проект и команда;
— способы, технологии и инструменты, с помощью которых сложности проекта были преодолены;
— основные выводы и рекомендации по итогам проекта, «уроки проекта».
Процесс закрытия проекта и его составляющие
В общем виде процессы закрытия проекта представлены на рисунке 1.
Рисунок 1 – Процессы закрытия проекта
Закрытие проекта или фазы
Целью процесса закрытия проекта или фазы является обеспечение четкого, авторизованного прекращения работ по проекту или фазе и формальной передачи результатов и продукта проекта заказчику.
Все процессы проекта, как содержательные, так и управленческие, должны быть проверены на соответствие их результатов предъявляемым требованиям.
Временные проектные структуры и системы должны быть закрыты и разобраны, команда распущена.
Закрытию может быть подвержен весь проект или его фаза. Результаты выполнения фазы проекта также проверяют на соответствие плану проекта. Заказчик осуществляет приемку промежуточных результатов.
Значительная часть работы в ходе процессов закрытия проекта или фазы – это работа с документами:
— подписание актов сдачи-приемки, ввода в эксплуатацию заказчиком;
— обмен документами – актами выполнения работ, табелями учета рабочего времени, счетами-фактурами и т.п.;
— подготовка архива проекта;
— подготовка и выпуск приказов и распоряжений, формально завершающих проект.
Помимо этого в задачи менеджера проекта входят:
1) сдача результатов заказчику;
2) решение всех спорных и конфликтных вопросов;
3) поощрение отличившихся участников проекта (фазы);
4) наказание или лишение премии;
5) роспуск команды проекта;
6) решение организационных вопросов;
7) организация возврата в подразделения участников проекта;
8) демонтаж (при необходимости) информационной системы управления проектами и иных элементов временной проектной инфраструктуры (офиса, списков рассылки и т.п.).
Результаты процесса
Результатом процесса закрытия проекта или фазы является обоснованное прекращение работ, сопровождаемое достижением запланированных результатов, подтвержденным всеми необходимыми решениями и документами.
Извлечение уроков и закрытие проекта
Проект – мероприятие уникальное (опыт, приобретаемый в ходе проекта, зачастую тоже является уникальным).
Целью процесса извлечения уроков и закрытия проекта является обеспечение возможностей для использования опыта и знаний, полученных в ходе выполнения проекта, и создание условий для получения выгод от их применения в будущих проектах организации.
Основными задачами в ходе процесса извлечения уроков и закрытия проекта являются:
1) систематизация и обобщение опыта, приобретенного в ходе выполнения проекта;
2) обмен знаниями и полученными уроками между участниками проектов;
3) подготовка итогового отчета по проекту;
4) документирование и анализ полученного опыта;
5) проведение итогового совещания по проекту.
Очень часто в практике проектно ориентированных компаний проводятся итоговые совещания по проекту.
На них обязательно присутствуют все основные заинтересованные лица.
Команде проекта сообщают результаты проекта, заказчик излагает свое мнение по поводу успешности проекта.
Подобным образом явно фиксируется факт, что проект завершен, что списание затрат на проект более не допускается, команда завершает свою работу.
После этого закрытие проекта происходит в более неформальной обстановке (возможно даже – с фуршетом и бокалом вина).
Результаты процесса
Результатами процесса извлечения уроков и закрытия проекта являются увеличение объема и структуризация знаний и опыта, полученных в ходе выполнения проекта, а также оптимизация среды для их эффективного использования.
Управление проектами тест ИДК
Какова должна быть длительность работ для задач, расположенных на самом нижнем уровне ИСР:
Выберите один ответ:
Не менее 8 и не более 80 часов
Не более 80 часов
Не менее 4 часов
Не менее 8 часов и не более 4 дней
Без чего из нижеперечисленного проект не может считаться закрытым:
Выберите один ответ:
Без финальной вечеринки команды проекта
Без роспуска команды проекта
Без документов, описывающих опыт, полученный в результате проведения проекта
Без формального принятия заказчиком конечного продукта или результата проекта
Офис по Управлению Проектами, если таковой существует в организации, должен:
Выберите один ответ:
Выполнять исключительно отчетные функции, сообщая генеральному руководству о продвижении работ на проектах, а также о любых возникающих проблемах
Ограничивать вмешательство в ведение проектов рекомендациями по этическим аспектам работы членов команды проекта
Автоматически становиться спонсором всех проектов в организации
Принимать на себя функции по курированию проекта и стандартизации процессов
Метод планирования затрат «снизу-вверх»:
Выберите один ответ:
Подразумевает использование параметрической методики оценки
Подразумевает использование методики оценки «по аналогу»
Позволяет оценить все затраты проекта с большей точностью, но занимает больше времени
Используется в тех случаях, когда необходимо провести быструю приблизительную оценку стоимости проекта
Базовый план проекта:
Выберите один ответ:
Вспомогательный документ, не имеющий реальной значимости в работе над проектом
Является точкой отсчета, относительно которой измеряются основные параметры «здоровья» проекта по мере проведения работ на проекте
Рекомендуется корректировать всякий раз, когда возникает необходимость любых, даже самых незначительных изменений в работе
Формируется на стадии завершения работ
Вводные данные для количественного анализа одного из рисков проекта показывают, что ликвидация последствий риска может обойтись компании в 10 000 000 рублей. Вероятность того, что риск станет реальностью — 10%. Какую сумму денег необходимо заложить в бюджет на тот случай, если риск случится:
Выберите один ответ:
Целью введения на предприятии системы TQM (Total Quality Management) является:
Выберите один ответ:
Необходимость привести нормы выполнения работ на проектах в соответствие с международными стандартами
Необходимость установления единой формы отчетности во всем, что касается качества конечного продукта
Стандартизация отчетности предоставляемой государственным органам, регулирующим рынок
Постоянное совершенствование процессов производства посредством всестороннего изучения и анализа данных проекта по всем источникам поступления информации
Архив данных, который создается при закрытии проекта, должен представлять собой:
Выберите один ответ:
Единый файл документов, в котором хранится вся информация по проекту, доступная всем ее участникам
Финальный отчет о статусе работ по проекту на момент закрытия
Ничего из вышеперечисленного
Архив личных дел всех участников проекта
«Тройное ограничение» проекта:
Выберите один ответ:
Это время, стоимость и содержание
Имеет второстепенное значение
Является набором не связанных между собой составляющих
Просчитывается в финальной стадии проекта
Модульное тестирование (юнит-тестирование) — подразумевает:
Выберите один ответ:
Тестирование интегрированной системы на её соответствие исходным требованиям
Проверку на наличие проблем в интерфейсах и взаимодействии между интегрируемыми компонентами
Тестирование минимально возможного для тестирования компонента, например, класса или функции
Тестирование системы с ограниченным функционалом, открытое для небольшой группы лиц
Вашей организации предстоит закрыть один из реализуемых проектов. Каковы ваши рекомендации исходя из следующих характеристик:
Выберите один ответ:
Проект, результат которого позволит организации повысить свою конкурентоспособность
Проект, реализация которого обещает наибольший доход, причем степень риска достаточно высока
Проект, цель которого является критически важная задача
Проект, имеющий наивысший показатель прибыли на инвестируемый капитал
Все нижеперечисленное является характеристиками проекта, кроме:
Выберите один ответ:
Продукты, услуги, или любые другие результаты проекта хотя бы в чем-то уникальны
Непременным свойством проекта является `последовательная разработка`, т.е. поэтапное и пошаговое развитие
Проект должен повторяться ежемесячно
Проект — это временное предприятие
Как часто необходимо отслеживать и документировать риски проекта:
Выберите один ответ:
Один раз, в самом начале проекта
В начале каждого нового этапа проекта
В начале и в конце каждого этапа проекта
Постоянно, или по мере того, как становится известно о возможных новых рисках
Все из нижеперечисленного является видом измерения качества, кроме:
Выберите один ответ:
Требования конечных пользователей
Срок гарантии финального продукта
Вводными документами для составления устава проекта является все нижеследующее, кроме:
Выберите один ответ:
Контракт приобретающей организации заказчика
Содержание работы по проекту
Факторы внешней среды предприятия
Детализированный бюджет проекта
Обозначение «FS — 2 дня» означает, что:
Выберите один ответ:
Работа над последующей операцией может стартовать одновременной с началом работы над предшествующей операцией
Работу над последующей операцией можно начать за два дня до начала работы над предшествующей операцией
Между окончанием работы над предшествующей операцией и началом работы над последующей операцией должно пройти не менее двух дней
Работа над последующей операцией может стартовать за два дня до окончания работы над предшествующей операцией
Что должно являться результатом «мозгового штурма», проводящегося при инициации проекта:
Выберите один ответ:
Список лиц, которые будут выступать в роли заинтересованных сторон проекта
Перечень потребностей, среди которых отбираются те, которые в действительности заслуживают реализации в рамках проекта
Сроки и бюджет проекта
Перечень обязанностей каждого из участников проекта
Кто должен принимать участие в создании ИСР:
Выберите один ответ:
Не имеет значения
Только спонсор проекта и менеджер проекта
Только менеджер проекта
Все члены команды проекта
На что дают ответ результаты тестирования работы, выполненной в отдельно взятой фазе проекта:
Выберите один ответ:
Каков процент освоенного бюджета по сравнению с предыдущей фазой
Готов ли проект продвигаться к следующей фазе
Есть ли необходимость тестировать всю систему на каждой фазе проекта
Какие процессы необходимо будет протестировать в следующей фазе
При корректировке плана проекта следует рассматривать все нижеследующие категории, кроме:
Выберите один ответ:
Основа (изначальная версия плана)
Анализ по методу освоенного объема подразумевает оценку по стоимости и по срокам всех нижеследующих величин кроме:
Выберите один ответ:
Опережение/отставание от графика
Процент фактического уровня качества к требуемому
Соотношение фактических затрат с плановыми
Тенденции выполнения проектных работ
Иерархическая структура работ (WBS):
Выберите один ответ:
Описывает все риски, которые могут повлиять на проект
Представляет собой перечень результатов деятельности, которые необходимо достичь в установленные сроки до завершения проекта
Отображает только время, необходимое на осуществление проекта Б.
Отображает в деталях стоимость работ
Выберите один ответ:
Устав проекта:
Выберите один ответ:
Включает в себя детальное описание всех рисков проекта
Создается на стадии планирования проекта
Наделяет менеджера проекта полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта
Является вспомогательной частью проектной документации
При роспуске команды, менеджер проекта должен:
Выберите один ответ:
Выразить благодарность за вклад, внесенный сотрудниками в достижение результатов проекта
Обеспечить всех участников проекта работой на новом проекте
Выдать всем участникам проекта премии согласно их вкладу в проект
Направить всех участников проекта на тренинг для работы в дальнейших проектах
При планировании нового моста обнаружено, что в предлагаемом месте расположения моста по статистке раз в десять лет происходят наводнения, способные разрушить мост. В результате, команда проекта принимает решение перенести мост на 10 км. вверх по течению реки, в более безопасное место. К какой из категорий планирования рисков относится данное решение:
Выберите один ответ:
Информационная система управления проектами (ИСУП):
Выберите один ответ:
Всегда разрабатывается «с нуля» для каждого нового проекта организации
Служит исключительно целям предотвращения рисков, которые могут возникнуть в ходе проекта
Используется исключительно для определения стоимости работ и загруженности персонала на каждом из этапов проекта
Представляет собой стандартизированный набор имеющихся в организации автоматизированных инструментов, интегрированных в систему
Пессимистичная оценка продолжительности проекта по постройке нового супермаркета — 10 месяцев. Оптимистичная — 6 месяцев. Наиболее вероятная — 8 месяцев. Какой будет оценка продолжительности проекта по системе PERT:
Выберите один ответ:
Логическая взаимосвязь задач типа Финиш-Финиш подразумевает:
Выберите один ответ:
Последующая операция может начаться лишь после завершения предшествующей
Последующая операция начинается не раньше начала предшествующей
Последующая операция не может завершиться до завершения предшествующей
Последующая операция заканчивается не раньше начала предшествующей
При планировании стоимости проекта, косвенные затраты — это:
Выберите один ответ:
Затраты на оплату труда
Затраты, запланированные на покрытие возможных убытков, связанных с рисками, которые могут случиться в результате проведения проекта
Затраты, связанные с непосредственно с проектами
Затраты, которые несет организация, вне зависимости от количества проектов, реализуемых организацией в данный период времени, и не связанные непосредственно с проектами
Лучший способ добиться консенсуса между заинтересованными сторонами проекта касательно основного содержания проекта — это:
Выберите один ответ:
Распространить предварительный вариант Устава проекта среди заинтересованных сторон проекта с целью обсуждения и включения предложенных изменений. Убедиться, что финальный вариант устава учитывает мнение всех заинтересованных сторон
Предоставить возможность менеджеру проекта самому определить содержание работ
Отложить решение вопросов по основному содержанию проектов до той стадии проекта, в которой коллектив начнет процесс непосредственного выполнения работ и все «подводные камни» станут очевидны
Получить полный набор требований по содержанию от спонсора проекта
Все нижеперечисленное является составными стадиями проекта, кроме:
Выберите один ответ:
Мониторинг и контроль
Контракт с возмещением затрат плюс фиксированное вознаграждение подразумевает, что:
Выберите один ответ:
По этому типу контракта покупатель возмещают поставщику оговоренные затраты, которые определяются условиями договора. При этом поставщик получает дополнительный доход при выполнении установленных критериев исполнения работы
Заказчик обязан выплатить поставщику фиксированную сумму в соответствии с условиями контракта. В то же время, если поставщик выполнил все оговоренные критерии подрядной работы, заказчик обязан выплатить ему дополнительную сумму, т.е. премию за результаты
По этому типу контракта покупатель возмещает поставщику оговоренные затраты, которые определяются условиями договора и уплачивает фиксированную сумму дохода в качестве вознаграждения
Организация заключает с поставщиком договор, согласно которому подрядчику выплачивается фиксированная сумма за результат выполненных работ, а также возмещаются фактические затраты, имевшие место вовремя осуществления заказа по проекту
В периодическом отчете о состоянии работ на проекте, при использовании в отчете формата «светофор», выделение работ зеленым цветом означает:
Выберите один ответ:
Работа выполняется в соответствии с календарным планом, но с превышением бюджета
Работа выполняется в соответствии с намеченным планом
Существует необходимость в немедленной остановке проекта
Существует небольшое отставание от графика, имеются риски
Для чего необходимо документировать и сохранять накопленные во время проекта знания:
Выберите один ответ:
Для обоснования возможных отказов в гарантийном обслуживании результатов проекта, если на то возникнет необходимость
Для обоснования расхода средств, отпущенных на проект при возможной проверке аудиторами
Для использования этой информации при создании и планировании аналогичных проектов в будущем
Для обеспечения отчетности в организации
Сбор всех требований к проекту на стадии планирования подразумевает необходимость:
Выберите один ответ:
Собрать только те требования, которые могут повлиять на сроки работ
Собрать только те требования, которые могут повлиять на стоимость работ
Определить финальное содержание, цели и задачи проекта
Наметить круг задач, которые возможно решить в рамках заданного проекта, для дальнейшего обсуждения и корректировки этих задач на более поздних стадиях, в процессе выполнения работ над проектом
¶ Заключительная часть
Целью данной стадии является подведение итогов проекта, завершение договорных отношений и расчеты с внешними контрагентами, принятие мотивационных решений в отношении команды проекта, фиксирование и анализ полученного опыта, пополнение базы знаний, расформировывание команды проекта.
Руководитель проекта организует закрытие исполненных контрактов по проекту, формирование закрывающих документов по контрактам, при необходимости привлекает специалистов функциональных служб Университета.
¶ Подготовка Итогового отчета по проекту
Руководитель проекта организует сбор и анализ информации об итогах проекта, проводит оценку:
- степени достижения целей и значений целевых показателей проекта (в том числе, о соблюдении установленных критериев достижения целей проекта, а также о плановых и фактических значениях показателей и причинах отклонения;
- степени соответствия результата проекта зафиксированным в Паспорте проекта требованиям;
- соблюдения сроков проекта (информация о плановой и фактической общей длительности проекта, плановой и фактической дате закрытия проекта, величине и причинах отклонения);
- исполнения бюджета проекта (информация о плановой и фактической величине расходов на реализацию проекта, величине и причинах отклонения);
- точности планирования работ и ресурсов, эффективности работы по управлению рисками, качества выполнения участниками команды проекта своих проектных ролей и качества взаимодействия внутри команды проекта.
На основе проведенного анализа Руководитель проекта формирует Итоговый отчет по проекту и направляет его на согласование в Проектный офис и Куратору проекта.
¶ Согласование Итогового отчета по проекту
Проектный офис проверяет полученный Итоговый отчет по проекту на корректность заполнения формы, соответствие требованиям методологии, согласовывает его или выдает замечания.
Куратор проекта согласовывает Итоговый отчет по проекту или выдает замечания.
Руководитель проекта организует корректировку Итогового отчета по проекту в соответствии с полученными замечаниями и направляет на повторное согласование.
Согласованный Итоговый отчет по проекту Руководитель проекта направляет на утверждение в Проектный комитет.
¶ Рассмотрение Итогового отчета по проекту, принятие решений о закрытии проекта и проведении постпроектного мониторинга
Проектный комитет рассматривает Итоговый отчет по проекту, утверждает Итоговый отчет по проекту, принимает решения о закрытии проекта и необходимости проведения постпроектного мониторинга. По итогам заседания Проектного комитета формируется Протокол заседания Проектного комитета, в котором фиксируются принятые решения.
Утверждение Итогового отчета по проекту является формальным подтверждением того, что проект закрыт и ресурсы, задействованные в нем, свободны для привлечения к другим проектам или возвращения в функциональные подразделения.
При принятии решения о необходимости проведении постпроектного мониторинга эффекта от реализации проекта, Проектный комитет назначает ответственного за постпроектный мониторинг, устанавливает срок подготовки и представления ответственным за постпроектный мониторинг плана постпроектного мониторинга.
¶ Формирование базы знаний по проекту, архива проекта
Администратор проекта формирует базу знаний по проекту, в которую включает, в том числе, информацию по извлеченным урокам (положительным или отрицательным), опыту работы с различными методиками, инструментами, подрядчиками, рисками и т.п., которые могут быть использованы в ходе реализации других аналогичных проектов.
Администратор проекта формирует архив по проекту, в который включает все документы проекта.
¶ Анализ извлеченных уроков, оценка работы команды проекта
- Руководитель проекта организует проведение итогового совещания по проекту с участием команды проекта для обсуждения опыта, полученного в результате реализации проекта, информирования команды проекта об оценке работы.
- Руководитель проекта формирует организационные и мотивационные предложения по членам команды проекта в целях принятия в отношении них кадровых решений, решений о применении мер стимулирующего характера в соответствии с нормативно-правовыми актами организации, и направляет на согласование в Проектный офис.
- Проектный офис согласует организационные и мотивационные предложения Руководителя проекта, организует подготовку и выпуск приказа о закрытии проекта, роспуске команды проекта, мотивационных и организационных решениях.
- Если на Проеткном комитете было принято решение о проведении Построектного мониторинга, то проект переводится на стадию «Постпроектный мониторинг» и проводятся соответствующие дальшейшие действия.
После выпуска приказа о закрытии проекта Проектный офис переводит проект в «Архив».
¶ Основные требования к стадии
Ключевые КТ стадии:
Итоговый отчет по проекту разработан;
План проведения постпроектного мониторинга разработан (при необходимости)
Проект закрыт
Результаты стадии:
Итоговый отчет по проекту
Протокол Проектного комитета с результатами рассмотрения итогового отчета по проекту
Архив проекта
База знаний по проекту
Условия завершения стадии:
Итоговый отчет по проекту утвержден
Участники команды проекта освобождены от ролей в проекте
Архив проекта и база знаний по проекту сформирован
¶ Работа в АИС УПД
Итоговый отчет формируется на основне всех статус-отчетов по проекту и выгружается в формате .docx
По окончании проекта также вносятся данные о итоговых выводах и извлеченных уроках: положительных и отризательных. Посредством введения данной информации формируется база знаний, которой могут просматривать все пользователи в системе (через боковую панель).