Видео: Просмотр и изменение файлов в Microsoft 365
В этом коротком видеоролике показано, как работать с файлами Microsoft 365 непосредственно в Microsoft 365 с помощью Microsoft 365 для Интернета или полной версии Microsoft 365 на рабочем столе.
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Word: как сделать, чтобы документы открывались только в приложении, а не онлайн
Microsoft 365 (который в недавнем прошлом — Office 365), как известно, по умолчанию сохраняет файл в той же среде, в которой он был до этого открыт, а открывает — в той среде, в которой он был ранее сохранен.
Проще говоря, если документ был создан или сохранен в онлайн Word-е, то Microsoft 365 потом всякий раз будет открывать и сохранять его тоже в онлайн Word-е. Удобно, как бы…
Но иногда удобнее (или просто так надо), когда файл открывается не в онлайн-версии сервиса (в Office или в новом Office 365 в браузере Edge), а локально, то есть в соответствующем приложении, установленном на компе (планшете).
Потому сейчас о том, как сделать так, чтобы Microsoft 365 автоматом открывал файлы только в десктопных версиях приложений MS Word, Excel или PowerPoint.
Значит, по порядку:
#1 — как вообще понять, в какой среде открыт конкретный файл в Microsoft 365
Дело в том, что когда файл уже открыт, то в Microsoft 365 «сверху» нигде не написано, в какой именно версии приложения он открыт в данный момент — в онлайн или непосредственно в десктопной (т.е. в приложении на компе).
Так что, когда это действительно нужно, то этот момент уточнять приходится отдельно. Благо, особых усилий для этого не требуется:
- кликаем по кнопке «Файл» и в открывшемся окне переходим в раздел «Сведения» (слева);
- если в окне «Сведения» сверху видим ссылку с предложением открыть файл в приложении на компьютере (и «использовать все возможности…«), значит сейчас открыт он в онлайн-версии.
#2 — как вручную выбрать нужную среду в Microsoft 365
Иногда в онлайн-версии сервиса работать с документами действительно проще. К примеру, когда надо всего лишь быстро просмотреть файл и что-то в нем подкорректировать.
Плюс, все внесенные изменения автоматически сохраняются в SharePoint или на OneDrive.
Но, как мы уже говорили, чаще (и зачастую по привычке) удобнее и легче работать в обычной, компьютерной версии приложения. Поэтому в Microsoft 365 и предусмотрена опция быстрого переключения между онлайн- и офлайн-средами. И когда она нужна, то:
- заходим в свою учетную запись Office;
- из Office находим нужный документ (который надо открыть, например, в Word-е);
- но открываем его не двойным кликом по названию, как обычно, а выделяем и затем открываем меню «Открыть» сверху (жмем по стрелочке рядом с кнопкой «Открыть«);
- и в нем выбираем требуемый вариант: «Открыть в браузере» или «Открыть в приложении«.
#3 — как сделать, чтобы все документы Word открывал только в приложении на компе
Ну и наконец, когда ни Office Online, ни панель Microsoft 365 в браузере Edge для нормальной работы с документом никак не подходят (либо постоянно не хватает каких-то функций), то всегда можно сделать так, чтобы все файлы Microsoft 365 по умолчанию открывал только в приложении на компе.
- открываем любой документ в приложении;
- кликаем кнопку «Файл«, затем (в открывшемся окне) жмем «Параметры» (слева внизу) и далее переходим в раздел «Дополнительно» (тоже в колонке слева);
- раздел «Дополнительно» прокручиваем чуть вниз, находим там подраздел «Обработка ссылок» и в нем активируем опцию «Открытие поддерживаемых гиперссылок на файлы Office в приложениях Office для настольных компьютеров» (ставим флажок в чек-боксе):
- и жмем «OK» внизу окна.
Теперь Word будет автоматом открывать все документы только в приложении на компе, безотносительно того, в какой версии сервиса был создан или сохранен исходный файл.
При условии, конечно, что на компе установлен пакет Microsoft 365 и, в том числе соответствующее приложение.
Как работать в office 365? Сохранить\Загрузить
Чтобы открыть документ MS Office (Word, Excel, PowerPoint) который находится на на вашем устройстве (жестком диске или на флешке), нажмите кнопку «Добавить или открыть» которая находится на главной странице (правый верхний край), если вы не видите подпись к кнопке, разверните окно приложения на весь экран.
Так же вы можете «перетащить» мышкой нужный вам документ из любой папки в окно приложения, после чего документ будет добавлен в список и мгновенно открыт.
Как сохранить документ на компьютер?
Созданный новый или редактируемый старый документ, сохраняется автоматически в облачное хранилище OneDrive, но вы можете сохранить его на жесткий диск или флеш накопитель. Для этого, в редакторе откройте в меню «Файл» → «Сохранить как» и нажмите «Скачать копию», в всплывающем окне «Документ готов» подтвердите действие нажав кнопку «Скачать», после чего документ будет загружен в папку «Загрузки» доступной в проводнике на вашем устройстве.
Как бесплатно пользоваться Microsoft Offiсe в Windows 10.
Наверно все знают о том, что компания Microsoft запустила услугу Office онлайн, если нет, то Office онлайн это веб-приложения — Word, Exel, PowerPoint, OneNote, новинки Sway, Forms и To-Do. Для работы с пакетом вам не потребуется приобретать лицензию на продукты MS Office, просто выберите любое приложение и пользуйтесь совершенно бесплатно. Правда, удобно?
Пакет программ для редактирования документов «Офис», позволяет не только просматривать, но и создавать, редактировать ранее созданные документы.
В данном руководстве мы рассмотрим два способа как пользоваться пакетом MS Office онлайн.
- Первый: С помощью бесплатного предустановленного приложения «Office» для Windows 10.
- Второй: Самостоятельно настроим систему, для комфортного использования MS Office онлайн в Windows 10.
После чего сможем создавать новые документы Word, Exel, PowerPoint, OneNote, Sway и редактировать их практически как с обычной программой Microsoft Office, бесплатно.
Примечание: Инструкция написана для Windows 10, которая использует учетную запись microsoft для входа в систему. Подписка на Office 365 не требуется, Office будет использовать бесплатные онлайн-версии Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Sway, Forms и To-Do если нет доступа к полноценным версиям.
Способ 1 из 2 — Приложение «Office».
Приложение «Office» позволяет работать максимально эффективно, обеспечивая централизованный доступ ко всем приложениям и файлам Microsoft Office. Само приложение распространяется бесплатно и может использоваться с любой подпиской как с бесплатной веб-версией Office так и с Office 365, Office 2019 — 2016.
Шаг 1: Чтобы приступить к работе, откройте приложение «Office», в большинстве случаев приложение уже есть в системе, если нет, перейдите по ссылке в магазин Windows и установите приложение.
Шаг 2: Откройте меню «Пуск» найдите и запустите установленное приложение «Office».
Если вы для входа в Windows 10 вы используете учетную запись Microsoft, то, вы автоматически авторизуетесь в приложении, если нет создайте учетную запись и войдите в приложение.
Учетная запись Майкрософт — это адрес электронной почты и пароль, которые вы используете для Outlook.com, Hotmail, Office, OneDrive, Skype, Xbox и Windows.
Интерфейс приложения вполне дружелюбный, включает в себя онлайновые версии избранных приложений Office: Word, Excel, PowerPoint и многое другое. Установка или подписка не требуются. Это бесплатно!
Создание нового документа.
Шаг 3: Для создания нового документа, достаточно нажать кнопку с текстом «Создать», после чего появится всплывающее окно для выбора типа документа (см. картинку)
После выбора типа документа, он откроется в браузере по умолчанию, вы сможете набирать, и редактировать документы Word, Excel, PowerPoint и др. в обычном редакторе Microsoft Office.
Вы можете вместо «Создать» выбрать нужный тип офисного документа доступного на главной странице приложения, после чего будет предложено, создать новый пустой документ, использовать шаблоны или открыть для редактирования ранее созданный документ.
Если в списке ранее созданных документов кликнуть на одном из них правой кнопкой мыши, появится контекстное меню, с помощью которого вы сможете:
- Открыть документ в браузере
- Закрепить его в отдельном списке
- Удалить документ из списка
- Открыть расположение файла
Как открыть документ MS Office.
Шаг 4: Чтобы открыть документ MS Office который находится на жестком диске или на флешке, нажмите кнопку «Добавить или открыть» (см картинку), если вы не видите подпись к кнопке, разверните окно приложения на весь экран.
Вы также можете перетащить мышкой нужный вам документ из любой папки в окно приложения, после чего документ будет добавлен в список и мгновенно открыт.
Как сохранить документ.
Шаг 5: Созданный новый или редактируемый старый документ, сохраняется автоматически в облачное хранилище OneDrive, но вы можете сохранить его на жесткий диск или флеш накопитель.
Для этого, в редакторе откройте в меню «Файл» → «Сохранить как» и нажмите «Скачать копию», в всплывающем окне «Документ готов» подтвердите действие нажав кнопку «Скачать», после чего документ будет загружен в папку «Загрузки» доступной в проводнике.
Также в нижней части окна приложения вы найдете ссылку «Другие документы в OneDrive» с помощью которой вы можете посмотреть, редактировать и загружать на ПК, ранее созданные документы.
Печать.
Если вам необходимо распечатать документ на принтере, в открытом документе перейдите в меню «Файл» → «Печать» «Напечатать этот документ». Выберите свой принтер и нажмите кнопку «Печать».
Как вы уже убедились, приложение «Офис» позволяет просматривать, создавать и редактировать ранее созданные документы. Последнее, но не менее важное вам нет необходимости приобретать дорогостоящую лицензию на продукты MS Office. Это бесплатно!
Способ 2 из 2 — Как настроить Windows 10, для комфортного использования MS Office онлайн не используя приложение.
Чтобы не отступать от традиций, решим вопрос запуска / создания документов MS Office непосредственно с рабочего стола. Для этого нам необходимо создать ярлыки для программ офисного пакета, после чего мы сможем закрепить их на панели задач или в меню «Пуск».
Шаг 1: Создать ярлыки для онлайн пакета MS Office просто.
- Кликните правой кнопкой мыши на Рабочем столе, в открывшимся контекстном меню выберите «Создать» → «Ярлык».
- В строке «Укажите расположения объекта» скопируйте и вставьте или наберите ссылку, указанную ниже, согласно необходимому приложению из пакета MS Office, нажмите кнопку «Далее», в примере мы создаем ярлык для текстового редактора Word.
Word :
Exel : PowerPoint : Onenote : Sway: Forms: To-Do:
- В следующем окне введите желаемое имя для ярлыка.
- Повторите данную операцию для тех приложений, которые вам нужны.
Если вы хотите изменить значки для созданных ярлыков, загрузите архив со значками .ico
Шаг 2: Настроим синхронизацию с облачным хранилищем OneDrive.
По умолчанию в облачное хранилище OneDrive вам будет доступно 5 гигабайт под хранение ваших файлов, для документов этого больше, чем достаточно.
С помощью Проводника, вы можете создать в OneDrive любую папку для хранения ваших документов. В примере мы будем использовать штатную папку Windows 10 — «Документы».
Для того чтобы новый документ MS Office сохранялся в папку «Документы» или иметь возможность редактировать из папки ранее созданные документы, нам потребуется настроить OneDrive.
- Откройте Параметры OneDrive, нас интересует вкладка «Резервное копирование».
- Кликните правой кнопкой мыши значок «OneDrive» на панели задач и выберите в появившемся меню «Параметры».
- В открывшимся окне перейдите на вкладку «Резервное копирование» и нажмите кнопку «Управление резервным копированием».
- Здесь выберите «Документы» и нажмите кнопку «Запустить резервное копирование».
Примечание: Если после установки Windows 10 вы не меняли эти настройки то по умолчанию они уже включены, но все равно проверьте.
Кликните правой кнопкой мыши в проводнике Windows на папке «Документы» и выберите в контекстном меню «Всегда сохранять на этом устройстве».
Если все сделали правильно, то открыв папку «OneDrive» в проводнике, Вы увидите папку «Документы», которая будет дублировать содержание одноименной папки на вашем ПК.
Шаг 2: Создание и редактирование документов.
Создадим новый документ в MS Office онлайн с рабочего стола. Для этого, запустите любой из созданных ранее ярлыков Word, Exel, PowerPoint. При первом запуске вы увидите предложение войти с помощью учетной записи Microsoft, если вы для входа в систему уже используете учетную запись, пароль вводить не придется.
В открывшимся окне нажмите «Новый документ» или вы можете загрузить документы которые уже есть на вашем ПК нажав ссылку «Добавить и открыть», а также выбрать один из доступных шаблонов, все можно начинать работать, согласитесь быстро и удобно.
Как и в первом способе, Документ сохраняется автоматически вам не надо волноваться, что набранный текст в Word, таблица Exel или презентация PowerPoint пропадет. Вы можете указать в какую папку система должна сохранить ваш документ, Перейдите в документе в меню «Файл» → «Сохранить как» → «Сохранить как (Сохранении копии в OneDrive)» и выберите папку «Документы».
После того как вы внесли изменения в созданный документ, закройте окно и в Проводнике Windows перейдите в папку «Документы». В папке вы найдете созданный вами документ, он хранится не только в облаке, но и на компьютере, то есть у вас будет доступ к созданному файлу даже без интернета.
Примечание: вы должны понимать — если вы удалите файл на компьютере, он удалится из облака и наоборот.
Шаг 3: Как открыть или редактировать ранее сохраненные документы в MS Office онлайн.
Вы можете перенести в эту папку и свои старые документы, созданные в любой версии MS Office и с лёгкостью открывать их и редактировать.
Чтобы открыть ранее созданный документ, откройте проводник, перейдите в папку «OneDrive» → «Документы», кликните правой кнопкой мыши на нужном документе и выберите в контекстном меню «Посмотреть в Интернете».
После открытия, документа, вы можете вносить правки.
Вот и все, теперь вы можете создавать и редактировать документы MS Office совершенно бесплатно.
Надеюсь, информация будет полезной. А что думаете вы про Microsoft Offiсe онлайн, поделитесь в комментариях ниже.