Контроль отрицательных остатков в 1С 8.3
Организации, которые используют в своей деятельности товарно-материальные ценности (ТМЦ), иногда сталкиваются с проблемой «нехватки» товара в программе 1С. В результате пользователь не может завершить операцию проведения документа. Причины появления отрицательных остатков различны, а поиск и устранение могут занять длительное время. Практика создания документов без проведения не используется уже давно, ее заменил встроенный механизм в 1С Контроль остатков .
- как настроить контроль отрицательных остатков в 1С 8.3;
- как отключить контроль остатков в 1С 8.3;
- как исправить отрицательные остатки в 1С.
Учет остатков в 1С
Методика учета количественных остатков в разных конфигурациях 1С отличается. Это связано со спецификой предметной области, на которую ориентирована программа. Среди самых используемых в хозяйственной деятельности выделяют конфигурации:
- 1С:Бухгалтерия 3.0;
- 1С:Управление торговлей 11.4;
- 1С:Комплексная автоматизация 2;
- 1С:ERP Управление предприятием 2.
Бухгалтерия больше нацелена на формирование регламентированной отчетности, стоимостной учет ТМЦ в ней ведется совместно с количественным. В остальных трех конфигурациях складской учет ведется обособлено от финансов. Поэтому для рассмотрения учета остатков выбраны две конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:УТ 11.4.
Контроль остатков в 1С:Бухгалтерия 3.0
В конфигурации Бухгалтерия 3.0 для хранения данных по остаткам и оборотам ТМЦ используется регистр, содержащий данные в количественном и стоимостном выражении с привязкой к счетам бухгалтерского учета. Посмотреть движение товаров по счетам можно через кнопку Дт/Кт , расположенную журналах и в формах документов.
Полный список всех движений ТМЦ отражен в Журнале проводок , расположенном в разделе Операции . В этом перечне присутствуют и другие хозяйственные действия.
Счета учета ТМЦ являются активными, по правилам бухучета они не должны иметь отрицательное конечное сальдо. Если включена опция Контроль отрицательных остатков в 1С 8.3, то при проведении (перепроведении) документа вычисляется остаток товара после операции списания. При обнаружении минусов пользователю выдаются сообщения:
- ошибка «Не удалось провести документ [Документ]»;
- информационное окно с указаниями недостающего количества и номер строки.
Посмотреть актуальные остатки в 1С:Бухгалтерия можно через отчет Остатки товаров в разделе Склад либо используя стандартные бухгалтерские отчеты.
Контроль остатков в 1С:Управление торговлей 11.4
В УТ количественные остатки и обороты ТМЦ хранятся отдельно от себестоимости в специальных регистрах:
- Товары организации — количество товаров в разрезе организаций;
- Товары на складах — текущие остатки на складе;
- Свободные остатки — остатки товаров, доступные для продажи, перемещения и т. п.
Для просмотра записей по регистрам, которые образовались после проведения документа, перейдите в Отчеты — Движения документа . Кнопка есть в журнале и в форме документов.
Сформируется отчет с записями, которые программа сделала по данному документу в регистрах.
Чтобы получить в программе остатки по товарам, откройте отчет: Склад и доставка — Отчеты по складу — Ведомость по товарам на складах .
Отрицательные остатки в 1С как исправить
Отключенная функция контроля отрицательных остатков может привести к:
- пересортице одного товара и недостаче другого. Например, если пользователь вместо требуемой позиции занесет в документ сходную по наименованию. В результате по реализованной номенклатуре образуется минусовой остаток, а по требуемому товару в программе — излишек;
- изменению налоговых сумм, когда отрицательные остатки выявили поздно в уже закрытом налоговом периоде;
- неправильному расчету себестоимости товара.
Минусовые количества в отчетах сигнализируют о нарушениях в учете. Внимание уделяют закрытию месяца, где не допускается наличие отрицательных остатков.
Если вы нашли отрицательные остатки в 1С 8.3 Бухгалтерия — как убрать их?
- Проверьте журналы приходных документов: поступление, перемещение, возврат и т. д. Если опция контроля отключалась для возможности списывать неоприходованный товар, то впоследствии пользователь может забыть зарегистрировать/провести приход.
- Причиной отрицательного остатка может быть неверно указанная номенклатура в реализации. Кроме недостачи образуется излишек по другому товару. В таких случаях оформляют два документа:
- Оприходование товаров для принятия к учету недостающих позиций;
- Списание товаров , чтобы убрать пересортицу.
После внесения корректировок воспользуйтесь функцией группового перепроведения ( Операции — Сервис — Групповое перепроведение документов ), чтобы данные корректно распределились по регистрам.
В УТ для исправления минусов в номенклатуре есть специальный помощник Финансовый результат и контроллинг — Сервис — Помощник исправления остатков товаров организаций .
Как отключить контроль отрицательных остатков в 1С
Ситуации с нехваткой остатков в 1С могут возникать по разным причинам и требуют времени для устранения. Иногда необходимо выписать, например, расходную накладную на товар, который по факту уже поступил на склад, но документы прихода еще не внесены. Для таких случаев в конфигурациях есть специальные настройки по контролю остатков. По умолчанию они всегда включены.
Механизм контроля остатков в типовых конфигурациях 1С применяется в документах, фиксирующих движение ТМЦ: расходные накладные, перемещение, списание, возврат и т. д. — если эта опция включена в настройках.
Как убрать контроль остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия
Чтобы отключить контроль остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия:
- перейдите в Администрирование — Настройки программы — Проведение документов ;
- в окне настроек проведения документов отметьте пункт Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета .
При включенной опции контроль остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия распространяется на все организации, учет по которым ведется в этой базе. Сделать исключения нельзя.
Проведенные документы с дефицитом ТМЦ отражаются в хозоперациях частично: стоимость отсутствующих товаров не учитывается.
Рассмотрим на примере.
В 1С Бухгалтерия 3.0 отключен контроль остатков. Проведена расходная накладная с одной номенклатурной позицией, учетный остаток по которой 5 шт.
В движении документа не списалась себестоимость отсутствующего товара и нет документа поступления, что логично в данном случае, т. к. приход не заведен/проведен.
В отчете Остатки товаров у этой позиции конечный остаток необязательно будет минусовой. Показатели берутся на конец выбранной даты, поэтому минусы могут компенсироваться за счет оформленных в течение дня приходов.
Кроме того, при большом объеме номенклатуры отслеживать отрицательные остатки удобней в отдельном отчете. Специально для этих целей в 1С разработан Контроль отрицательных остатков , расположен в разделе Склад — Отчеты .
Если контроль отключен постоянно, чаще мониторьте остатки по отчетам.
В 1С:Бухгалтерия функция контроля остатков не распространяется на документы поступления: при редактировании или отмене проведения образование отрицательных остатков не проверяется.
Как убрать контроль остатков в 1С Управление торговлей 11.4
В конфигурациях 1С УТ для отключения контроля остатков:
- Перейдите в НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Финансовый результат и контроллинг .
- Откройте раздел Учет товаров и снимите флаг у поля Контролировать остатки товаров организаций .
Здесь же можно отключить контроль остатков на время сеанса для текущего пользователя одноименной кнопкой.
В предыдущих версиях 1С:УТ существовала опция Контролировать товары организаций при отмене приходов , которая проверяла остатки ТМЦ в приходных документах при попытках перепровести, отменить проведение или удалить. Потом ее упразднили, а выполняемую функцию включили в общий механизм контроля остатков.
Контроль остатков в заказах
Механизм контроля остатков в таких конфигурациях, как 1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация расширен и позволяет отключить проверку только в заказах. Документы Заказы клиентов не относятся к первичным, поэтому носят информационный характер. В организациях для заказов могут применяться правила:
- только имеющиеся на складах товары;
- разрешать включать отсутствующую номенклатурой с последующем заказом ее у поставщиков.
В УТ 11.4 опция Контролировать обеспечение находится в форме элемента справочника Склады и магазины, доступного в разделах Склад и доставка и НСИ и администрирование — НСИ .
Если необходимо контролировать в заказах остатки по отдельным товарам, их указывают в Исключениях . В окне Номенклатура с контролем обеспечения кнопкой Добавить из справочника выбираются ТМЦ. После Записи и закрытия окна количество исключений отразится в скобках.
Опция работает в обе стороны: можно наоборот включить контроль обеспечения, но по некоторым позициям не проводить проверку, добавив их в Исключения .
Программы 1С для ведения хозяйственного учета позволяют своевременно выявлять и исправлять отрицательные остатки. Советуем не пренебрегать этой возможностью: ведь некорректные остатки могут повлечь неверно рассчитанные налоговые обязательства, а также правовую ответственность, если речь идет, например, о несоответствии остатков по алкогольной продукции.
См. также:
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Как посмотреть остатки в 1С: Розница 2.3
Продолжаем серию статей про работу в 1С с ответами на популярные вопросы пользователей.
В этом материале посмотрим, как в 1С Розница:
— сформировать базовый отчёт по остаткам,
— сделать стоимостную оценку остатков на складе по различным видам цен;
— проверить остатки по конкретным группам товаров;
— сохранить варианты нужного отчёта в списке отчётов.
Смотрите скриншоты, читайте инструкцию.
Как посмотреть общие остатки товара в 1С
1. Зайдите в раздел Склад → Отчеты по складу.
2. В разделе Складские операции выберите Остатки на складах.
3. Заполните поля Период, Магазин, Склад.
4. Нажмите Сформировать.
Готово! Данный отчёт отражает количество позиций по всем группам.
Как проверить остатки конкретной товарной группы
Если нужно узнать информацию по отдельной товарной группе, порядок действий следующий.
1. Начните формировать отчёт по складу (как в предыдущих пунктах 1-3). Затем нажмите Еще.
2. Кликните по строке Изменить условия отборов.
3. Откроется окно с условиями. В поле Номенклатура выберите вариант В группе. Нажмите ОК.
4. В верхней части документа укажите интересующую группу товаров.
5. Нажмите Сформировать
Таким способом у вас появится отчёт, где указаны остатки товаров по конкретной группе (например, бакалея, безалкогольные напитки, детская обувь и т.п.).
Как оценить остатки по виду цен
Иногда требуется проанализировать стоимость остатков. Это можно сделать по всем представленным видам цен.
1. Зайдите в раздел Склад → Отчеты по складу.
2. Откройте вариант Оценка склада (в ценах по виду цены).
3. Укажите Дату, отметьте Вид цены (например, розничная), выберите Магазин и Склад.
4. Нажмите Сформировать.
Готово! Отчёт позволит провести стоимостную оценку товаров на складе.
Как сделать оценку склада с артикулом товара
Пригодится, когда надо проверить остатки конкретных товаров, посмотрев их в отчёте по артикулу.
1. Начните создавать отчёт по остаткам.
2. Нажмите на кнопку Настройки.
3. Включите Расширенный вид.
4. В разделе Структура два раза кликните Номенклатура….
5. Откройте раздел Поля и сортировки. Нажмите Добавить.
6. Откройте пункт Номенклатура, выделите там Артикул и нажмите Выбрать.
7. Убедитесь, что поле с артикулом добавилось в левом окне. Нажмите Завершить редактирование.
8. В окне настройки отчёта теперь нажмите Закрыть и сформировать.
Готово! Теперь в вашем отчёте есть новая колонка, где отображается артикул каждого товара.
Как сохранить вариант отчета
Чтобы не настраивать поля каждый раз, рекомендуем сохранить все часто используемые отчёты. Показываем, как это сделать.
1. В отчёте нажмите кнопку Еще.
2. Выберите Варианты отчёта, нажмите Сохранить.
3. Задайте понятное наименование или оставьте предложенное системой. Если нужно, отметьте, кому доступен этот вариант отчета (только автору или другим пользователям тоже).
4. Нажмите Сохранить.
Готово! Теперь ваш отчёт появится в списке отчётов в разделе Склад → Отчеты по складу.
Контроль отрицательных остатков в 1С
Контроль отрицательных остатков в 1С – удобный инструмент ведения количественного учета материально-производственных запасов.
Что означает этот контроль? В 1С можно настроить функцию, которая позволяет проводить документы реализации/перемещения/списания, даже если на складе нет соответствующих МПЗ. Если же не включать данную функцию, то при попытке провести документ, где фигурирует большее количество МПЗ, чем есть на складе, программа будет выдавать сообщение об этом и проводку не сделает.
Самые распространенные счета и МПЗ, с которыми это работает: материалы (сч 10), товары (сч 41), продукция (сч 43).
Рассмотрим пошагово, где включается функция контроля отрицательных остатков в 1С, и как она работает.
На главной странице в желтой левой полосе нажимаем «Администрирование».
Далее в разделе «Настройки программы» выбираем «Проведение документов».
В открывшемся меню ставим галку рядом с «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета» (или, наоборот, убираем ее).
Как включить/выключить контроль отрицательных остатков в 1С мы определили. Теперь рассмотрим, что происходит с документами с применением этой функции и без нее.
Допустим, контроль остатков установлен. Это не позволит списать МПЗ, которого нет на складе.
Попытаемся списать в производство с 10 счета сетевую карту. Останавливаться на процессе создания документа по списанию материалов в рамках данной статьи мы не будем. Создали документ списания и пытаемся его провести нажатием кнопки «Провести и закрыть».
Сетевой карты нет на складе, поэтому программа выдает ошибку и документ не проводит.
Теперь поставим галку с разрешением списания запасов, которых нет на складе. Документ проведен.
Посмотрим, как это выглядит на карточке счета 10.
Чтобы не заходить в карточку счета по каждой номенклатуре, что практически невозможно, если она достаточно обширна, в программе есть функция контроля отрицательных остатков в общем.
На главной странице в левом желтом поле выбираем «Склад».
В разделе «Отчеты» нажимаем «Контроль отрицательных остатков».
Можно делать контроль за любой промежуток времени и настроить отчет так, как необходимо.
В закладке «Отбор» выбираем счет, номенклатуру, склад. Если мы хотим проверить все отрицательные остатки, то не ставим галочки нигде.
По кнопке «Сформировать» создаем отчет и видим наш отрицательный остаток по сетевой карте.
Если интересны остатки только товаров, то можно создать отчет «Остатки товаров» на определенную дату.
Будет выдан полный перечень товаров, где будут видны все товарные остатки, как положительные, так и отрицательные.
Зачем нужно списывать МПЗ, которых нет на складе? Как мы понимаем, дело больше не в фактическом наличии МПЗ, а во внесении документов в программу 1С.
Зачастую товар на складе есть, и даже есть на него покупатель, который хочет получить свои отгрузочные документы. Но, например, в бухгалтерии еще не успели внести этот товар в базу. Непроведенный документ распечатать и отдать покупателю нельзя. В этом случае и приходит на помощь функция проведения документа, в результате которого получается временный отрицательный остаток МПЗ.
Контроль отрицательных остатков в 1С
Контроль за складскими остатками является обязательной процедурой учета на любом предприятии, работающем с товарами. Зачастую можно столкнуться с ситуацией, когда в программе товара нет, но на складе он фактически находится. В такой ситуации есть два варианта действия:
- Направить его в продажу;
- Оставить на складе до выяснения обстоятельств подобной ситуации.
Выбор зависит от нескольких факторов, например, политики организации или конкретной ситуации. При нахождении товара на прилавке и интереса к нему покупателя (держит в руках) отказывать в продаже не целесообразно.
Отдельные предприятия практикуют формирование документа продажи без его проводки, но пользуются подобной практикой не все. На случай подобных ситуаций программа 1С в своих последних версиях предполагает возможность отключения контроля отрицательных остатков.
При активированном контроле реализация товара, отсутствующего по программе на складе выдаст пользователю предупреждение: «Некорректно заполнена колонка «Количество» в строке 1 списка «Товары». «Указанное количество превышает остаток. Остаток: 18. Не хватает 111.093».
Отключение контроля отрицательных остатков в 1С
Операция включения/выключения контроля остатков в 1С осуществляется через меню «Главное» — «Настройки» — «Параметры учета» — «Запасы». Здесь требуется установить флажок «Разрешить списание запасов при отсутствии запасов по данным учета».
После этого действие подтверждается кнопкой «Записать и закрыть». В свою очередь подобные действия гарантировано станут основой для формирования в учете отрицательных остатков. Их потребуется устранить.
Отчет «Контроль отрицательных остатков»
Формирование данного отчета осуществляется через меню «Склад» — «Отчеты», где представлен документ. От пользователя требуется определить интервал запроса и кликнуть на кнопку «Сформировать». Отсутствие заданного периода не позволит показать отрицательные остатки, что является особенность системы, требующей обязательного заполнения графы «Период».
Готовый отчет обладает следующим внешним видом.
Для самого отчета доступен стандартный набор фильтров, включая группировку, сортировку и другие трансформации данных в соответствии с запросами и потребностями пользователей. Через кнопку «Показать настройку» можно включать в отчет дополнительные строки вручную.