Какие элементы управления могут быть добавлены в отчет

Какие элементы управления могут быть добавлены в отчет

В этой статье описаны различные типы элементов управления, доступных в Access. Элементы управления — это части формы или отчета, которые используются для ввода, изменения или отображения данных.

Типы управления

Вот список типов управления, которые можно использовать в классических базах данных Access.

Тип управления

Используйте текстовые поля для отображения текстовых полей, чисел, дат, времени и полей memo. Текстовое поле можно связать с одним из полей в таблице или запросе. Если вы разрешили обновление текстового поля, связанного с полем, можно изменить значение поля в таблице или запросе, введите новое значение в текстовое поле. Вы также можете использовать текстовое поле для отображения вычисляемой информации.

Используйте элементы управления меткой, содержащие фиксированный текст. По умолчанию элементы управления, которые могут отображать данные, автоматически прикреплены к элементу управления «Метка». Эта команда используется для создания автономных меток заголовков и инструкций для формы.

Используйте элементы управления кнопками для активации макроса или Visual Basic макроса. Можно также указать адрес гиперссылки, который будет запускать Access при нажатии кнопки.

Набор вкладок

С помощью элементов управления вкладками можно создать на форме ряд страниц вкладок. Каждая страница может содержать ряд других элементов управления для отображения информации. Набор вкладок работает так же, как многие диалоговые окна вариантов или окна свойств в Access. Когда пользователь щелкает другую вкладку, Access отображает элементы управления, содержащиеся на ней.

Используйте параметр «Ссылка/гиперссылка», чтобы добавить гиперссылки в поле управления наклейками на бланке формы. Эта гиперссылка может содержать URL-адрес, который указывает на расположение в Интернете, локальной интрасети или на локальном диске. Оно также может использовать имя файла UNC, чтобы указать на файл на сервере в локальной сети или на локальных дисках компьютера. Ссылка может наказать на файл, который является веб-страницей или даже другим объектом в текущей базе данных. При нажатии этой кнопки в группе «Элементы управления» на ленте открывается диалоговое окно «Вставка гиперссылки».

Используйте веб-браузер для отображения содержимого веб-страниц непосредственно в форме. С помощью веб-браузера можно отобразить, например, карту адреса из таблицы. Его можно привязать к полю в источнике записей формы, используя свойство «Данные». Обратите внимание на то, что в разделе «Подробности» непрерывной формы нельзя использовать связанный веб-браузер.

Элементы управления веб-браузером доступны в Access 2010 и более новых версиях.

С помощью навигационного управления можно легко переходить к различным формам и отчетам в базе данных. Навигационное управление обеспечивает интерфейс, аналогичный интерфейсу веб-сайтов с кнопками и вкладками для навигации по веб-сайту. Обратите внимание на то, что в разделе «Подробности» непрерывной формы нельзя использовать навигационный контроль.

Элементы управления навигацией доступны в Access 2010 и более новых версиях.

Группа вариантов

С помощью групп вариантов можно использовать один или несколько кнопок, кнопок и флажков. (Описание этих элементов управления см. далее в этой таблице.) Каждой кнопке или квадратику, включаемой в группу, можно назначить отдельное числовые значения. Если в группе несколько кнопок или квадратов, можно выбрать только одну кнопку или квадратику, а значение, назначенное этой кнопке или квадратику, станет значением группы вариантов. Если вы неправильно нажали одно и то же значение для более чем одной кнопки или флажка, то при нажатии любой из них будут выделены все кнопки или флажки с одинаковым значением. Вы можете выбрать одну из кнопок или флажков в группе в качестве значения по умолчанию для группы. При привязке группы вариантов к полю в основном запросе или таблице можно установить новое значение в поле, настроив кнопку или квадратику в группе.

Разрыв страницы

Разрыв страницы можно использовать для разных страниц много страниц.

Поле со списком

Поле со списком используется для хранения списка возможных значений и редактируемого текстового окна. Чтобы создать список, можно ввести значения для свойства «Источник строк» в поле со списком. Вы также можете указать таблицу или запрос в качестве источника значений в списке. Access отобразит выбранное значение в текстовом поле. Если щелкнуть стрелку справа от поле со списком, Access отобразит значения в списке. Выберите новое значение в списке, чтобы сбросить его. Если поле со списком привязать к полю в таблице или запросе, его можно изменить, выбрав новое значение в списке. Если поле со списком привязать к полю с несколькими значениями, access отобразит список с флажками, позволяющими пользователю выбрать несколько значений. Вы можете привязать несколько столбцов к списку, а также скрыть один или несколько столбцов в списке, установив для ширины столбца 0. Фактическое значение в этом столбце можно связать со скрытым столбцом. При закрытии списка из нескольких столбцов Access отображает значение в первом столбце, ширина которого превышает 0. При его отображике в Access отображаются все столбцы, не шириной в ширину.

Для улучшения внешнего вида формы или отчета используйте линию.

Кнопка перекл.

С помощью элементов управления кнопками можно удерживать нажатыми значения «Вкл.», «Истина», «Ложь» и «Да/нет». Когда вы нажимаете кнопку, ее значение становится -1 (для представления «Вкл.», «Истина» или «Да»), а кнопка отображается с нажатой кнопкой. Снова нажмите кнопку, и ее значение станет 0 (для представления «Выключено», «Ложь» или «Нет») и снова станет обычным. Вы можете включить в группу вариантов кнопку и присвоить этой кнопке уникальное числное значение. Если вы создаете группу с несколькими элементами управления, при нажатии новой кнопки-параметра в этой группе будут сдвечены все ранее выбранные в ней кнопки- или флажки (если только другие кнопки и флажки в группе не имеют одинакового значения). Если вы привяжете кнопку-значение к полю в таблице или запросе, его значение можно будет с помощью этого переукрепить.

Список содержит список возможных значений для этого списка. Чтобы создать список, можно ввести значения в свойстве «Источник строк» списка. Вы также можете указать таблицу или запрос в качестве источника значений в списке. Списки всегда открыты, а Access выделяет выбранное в нем значение. Вы выбираете новое значение в списке, чтобы сбросить значение в этом списке. Если список привязать к полю в таблице или запросе, можно изменить его значение, выбрав новое значение в списке. Если список привязать к полю с несколькими значениями, Access отобразит список с флажками, чтобы разрешить пользователю выбирать несколько значений. Вы можете привязать несколько столбцов к списку, а также скрыть один или несколько столбцов в списке, установив для ширины столбца 0. Фактическое значение в этом столбце можно связать со скрытым столбцом. Access отобразит все столбцы, не ширину ячеок в пределах задаваемой ширины. Если список является непустим, можно разрешить пользователю выбирать в нем несколько значений (список, также называемый списком с множественным выбором).

Прямоугольник

С помощью прямоугольника можно добавить к форме заполненные или пустые прямоугольники, чтобы улучшить ее внешний вид. Например, с помощью этого средства можно визуально сгруппизировать различные элементы управления.

Используйте поле со значением «поле с квадратиконом», чтобы удерживать на удержание значение «включительно», «истина», «ложь» или «да/нет». При выборе квадрата его значение становится -1 (для представления значений «М», «Истина» или «Да»), а в поле появится отметка. Снова выберите этот квадрат, и его значение станет 0 (для представления «Выключено», «Ложь» или «Нет»), а он исчезнет. Вы можете включить его в группу вариантов и назначить ему уникальное числовые значения. Если вы создаете группу с несколькими элементами управления, при выборе нового флажка в ней будут сдвечены все ранее выбранные кнопки, параметры и флажки (если только другие кнопки и флажки в группе не имеют одинакового значения). Если вы привяжете его к полю в таблице или запросе, его значение можно будет активировать, щелкнув его.

Unbound Object Frame

С помощью неподдержки фрейма объекта можно добавить объект из другого приложения, поддерживающие связывание и embedding (OLE). Объект становится частью формы, а не данными из таблицы или запроса. Для улучшения формы можно добавлять рисунки, звуки, диаграммы и слайды. Если объект является диаграммой, можно указать запрос в качестве источника данных диаграммы, а также связать отображение диаграммы с текущей записью в форме по одному или несколько значений полей.

С помощью управления вложения привяжете его к полю вложения в данных. Его можно использовать, например, для отображения рисунка или вложения других файлов. В представлении формы этот поле представляет диалоговое окно «Управление вложениями», в котором можно вложение, удаление и просмотр нескольких файлов вложений, сохраненных в поле.

Кнопка «Параметры»

Удерживайте нажатой кнопку, значение истина/ложь или значение «да/нет» с помощью кнопок (иногда называется «кнопка»). При выборе option button его значение становится -1 (для представления on, true или yes), а в центре кнопки появляется заполненный круг. Снова выберите кнопку, и ее значение станет 0 (для представления «Выкл.», «Ложь» или «Нет») и круг исчезнет. Вы можете включить в группу вариантов кнопку и присвоить этой кнопке уникальное числное значение. Если вы создаете группу с несколькими элементами управления, при нажатии новой параметрной кнопки в ней будут сдвечены все ранее выбранные кнопки, параметры и флажки (если только другие кнопки или флажки в группе не имеют одинакового значения). Если вы привяжете кнопку параметра к полю в таблице или запросе, его значение можно будет с помощью этого параметра.

Подчиненная форм/подчиненная формы

С помощью подчиненной формы или отчета можно встраить другую форму или отчет в текущую форму. Подчиненную форму или ветвь можно использовать для показа данных из таблицы или запроса, связанного с данными в основной форме. Access сохраняет связь между основной и подчиненной формами или в подчиненном подчиненном для вас виде.

Рамка связанного объекта

Используйте связанную рамку объекта для отображения и изменения поля объекта OLE из данных. Access может отображать большинство рисунков и графиков непосредственно в форме. Для других объектов Access отображает значок приложения, в котором он был создан. Например, если это звуковой объект, созданный в звуковых записях Windows, на форме будет значок динамика.

Изображение

С помощью этого управления можно разместить статическое изображение в форме. Изменить рисунок в форме невозможно, но Access сохраняет его в формате, который очень эффективн для скорости и размера приложения. Если вы хотите использовать рисунок в качестве фона формы, можно настроить ее свойство Picture (Рисунок).

С помощью диаграммы можно добавить диаграмму на сетку формы. При нажатии этой кнопки и размещении в форме этого средства запускается мастер диаграмм, в котором вы сможете сделать все необходимое для создания диаграммы.

Чтобы открыть ActiveX, в котором показаны все ActiveX, установленные в системе, используйте кнопку ActiveX элементов управления. Вы можете выбрать один из элементов управления и нажать кнопку ОК, чтобы добавить его на бланк формы. Не все ActiveX работают с Access.

Связывание с помощью элементов управления

Элементы управления могут быть связанными, ненадежами или вычисляться.

Связанный элемент управления. Это элемент управления, источником данных для которого служит поле в таблице или запросе. Связанные элементы управления используются для отображения значений, полученных из полей базы данных. Значениями могут быть текст, даты, числа, логические значения, изображения или графики. Например, текстовое поле с фамилией сотрудника может получать эти сведения из поля «Фамилия» в таблице «Сотрудники».

Свободный элемент управления. Свободными называются элементы управления, которые не имеют источника данных (такого как поле или выражение). Для отображения сведений, рисунков, линий или прямоугольников используются элементы управления. Например, метка с названием формы является свободным элементом управления.

Вычисляемый элемент управления. Это элемент управления, источником данных для которого является выражение, а не поле. Вы указываете значение, которое хотите использовать в качестве источника данных для элемента управления, определив выражение. Выражение может быть сочетанием операторов (таких как = и + ), имен элементов управления и полей, функций, возвращающих одно значение, и констант. Например, следующее выражение вычисляет цену товара с 25-процентной скидкой путем умножения значения в поле «Цена за единицу» на постоянное значение (0,75).

= [Цена за единицу] * 0,75

Выражение может использовать данные из поля в таблице или запросе формы или отчета либо данные из другого управления в форме или отчете.

Примечание: Вычисления также можно выполнять в таблицах путем добавления вычисляемого поля или в запросы путем ввода выражения в строку «Поле» сетки запроса. После этого формы и отчеты можно привязать к этим таблицам или запросам, а вычисления появятся в формах или отчетах, не создав вычисляемую форму.

При создании формы или отчета, возможно, эффективнее сначала добавить и расположить все связанные элементы управления, особенно если они составляют большую часть элементов управления объекта. После этого вы можете добавить незаполненые и вычисляемые элементы управления с помощью инструментов в группе «Элементы управления» на вкладке «Конструктор» в представлениях «Макет» и «Конструктор».

Элемент управления связывается с полем путем определения поля, из которого он получает данные. Вы можете создать поле, привязанное к выбранному полю, перетащив его из области «Список полей» в форму или отчет. В области Список полей отображаются поля базовой таблицы или запроса формы. Чтобы отобразить область «Список полей», откройте объект в макете или конструкторе, а затем на вкладке «Конструктор» в группе «Инструменты» нажмите кнопку «Добавить поля». Если дважды щелкнуть поле в области «Список полей», Access добавит в объект соответствующий тип соответствующего поля.

Кроме того, вы можете привязать поле к полю, введя его имя в сам объект (если он открыт в конструкторе) или в поле свойства «Control Source» на его листе свойств. Страница свойств определяет характеристики элемента управления, например его имя, источник данных и формат. Чтобы отобразить или скрыть лист свойств, нажмите F4.

Связанные элементы управления рекомендуется создавать с помощью области Список полей по двум причинам:

Access автоматически добавляет в присоединенную метку элемента управления имя поля (или подпись, определенную для него в базовой таблице или запросе), поэтому вам не придется вводить в нее данные самостоятельно.

Access автоматически задает ряд свойств элемента управления на основе свойств поля в базовой таблице или запросе (таких как Формат, Число десятичных знаков и Маска ввода).

Если вы уже создали свободный элемент управления и хотите связать его с полем, укажите имя такого поля в поле свойства Данные элемента управления. Для получения дополнительных сведений о свойстве Данные поместите курсор в раскрывающийся список свойств и нажмите клавишу F1.

Элементы управления, используемые отчетах

Отчет — это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. В отличие от форм, отчеты не позволяют вводить данные.

Можно выделить следующие виды отчетов:

— отчет с группированием данных;

— отчет для таблиц, связанных отношением главный-подчиненный;

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета.

Вся информация в отчете разбивается на разделы, каждый из которых имеет специальное назначение. При печати разделы располагаются на страницах в определенном порядке, перечисленном ниже:

1. Заголовок отчета печатается один раз в начале отчета и может содержать эмблему, название и дату печати отчета. Заголовок печатается на первой странице отчета перед верхним колонтитулом.

2. Верхний колонтитул печатается в верхней части каждой страницы отчета и может содержать заголовки столбцов.

3. Заголовок группы печатается в начале каждой новой группы записей и может содержать имя группы и другие сведения, применимые ко всей группе целиком.

4. Область данных содержит основную часть данных, которые требуется представить в отчете. Этот раздел повторяется для каждой записи из базового источника данных отчета.

5. Примечание группы печатается в конце группы записей и обычно содержит результаты групповых вычислений.

6. Нижний колонтитул печатается в нижней части каждой страницы отчета и может содержать номера страниц.

7. Примечание отчета печатается один раз в конце отчета (на последней странице перед нижним колонтитулом) и может содержать результаты вычислений над всеми записями отчета. Этот раздел является самым последним в отчете.

При формировании отчета для печати или предварительного просмотра Access начинает печать с заголовка отчета и верхнего колонтитула. Затем до конца страницы печатается область данных, после которой Access помещает нижний колонтитул, разделитель страниц и верхний колонтитул следующей страницы. Каждая страница содержит верхний колонтитул, столько областей данных, сколько помещается на странице, и нижний колонтитул. На последнюю страницу отчета, перед нижним колонтитулом, помещается область примечаний отчета.

Элементы управления определяют как будет выглядеть отчет.

— Подпись добавляет текстовые данные, которые не меняются при переходе от одной записи к другой. Подписи можно использовать для добавления фиксированной информации (например, название компании, отдела) или как пояснение к отображаемым данным.

— Поле используется для ввода или отображения текста, который меняется при переходе от одной записи к другой. Этот тип элементов управления обычно используется для отображения и ввода данных.

Создание и печать отчетов

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access 2002 для этих целей предназначены формы и отчеты. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы.

Отчеты и формы Access имеют много общего. Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это мож-но сделать с помощью форм. Хотя в отчетах можно использовать такие же элементы управления для указания состояния переключателей, флажков и списков.

Отчет, как и форма, может быть создан с помощью мастера. Разделы отчета подобны разделам формы и включают заголовок и примечание отчета, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы. В примечание отчета часто помещают поля с итоговыми значениями. Элементы управления могут быть добавлены в отчет с помощью панели инструментовПанель элементов(Toolbox), идентичной той, что используется в режиме Конструктора форм. Форматирование и группировка элементов управления в отчете выполняются аналогично форматированию и группировке элементов управления в форме. Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отчеты.

В этой главе обсуждаются следующие вопросы:

• Автоматическое создание отчета по таблице или запросу
• Создание отчета с помощью мастера
• Преобразование отчетов Access в другие форматы
• Создание и удаление элементов отчета
• Изменение свойств отчета и его элементов
• Создание вычисляемых полей
• Форматирование отчета
• Просмотр и печать отчетов

Данная глава посвящена созданию и изменению простых отчетов, не содержащих подчиненных отчетов. О создании более сложных отчетов рассказываетсяв гл. 10.

7.1 Создание элементов формы или отчета

Как в формах, так и в отчетах помимо информации из БД можно отображать и дополнительную информацию. Окно формы может содержать следующие элементы: подписи, поля, поля со списком, списки, выключатели, переключатели, флажки и кнопки. Кроме того, форму (отчет) можно дополнить иллюстрацией (рисунком или диаграммой), текстом и линиями различного типа. Для создания форм (отчетов) также может быть использована возможность изменения начертания, стиля и выравнивания данных, которые отображаются в полях, а также цвета символов, фона и границы [панель инструментов Формат►(Форма/Отчет)].

Создание элементов окна осуществляется в режиме Конструктора.

Для индикации инструментального окна выберите команду Вид►Панель элементов. Каждая пиктограмма этой панели (рис. 4) предназначена для создания элемента определенного типа. Назначение каждой пиктограммы однозначно определяется их наименованиями.

Существует три основных типа элементов управления: присоединенные, свободные, вычисляемые.

Присоединенные элементы управления — элементы, связанные с полем таблицы. При вводе значения в присоединенный элемент управления поле таблицы в текущей записи автоматически обновляется. Большинство элементов управления, в том числе объекты OLE, можно присоединить к полю. Чаще всего присоединенные элементы управления содержат данные текстового типа, а также даты, числа, логические данные (Да/Нет), рисунки и поля МЕМО.

Р ис. 4. Панель элементов

Свободные элементы управления сохраняют введенную величину, не обновляя при этом поля таблицы. Их можно использовать для отображения: текста; значений, которые должны быть переданы макросам; линий и прямоугольников. Кроме того, их можно использовать для хранения объектов OLE (например, рисунков), которые расположены не в таблице, а в самой форме.

Свободные элементы управления называют также переменными или переменными памяти.

Вычисляемые элементы управления создают на основе выражений, например, функций или формул. Поскольку они не присоединены к полям таблицы, они не обновляют содержание полей таблицы. Этот элемент управления позволяет производить необходимые вычисления, используя данные полей таблицы, с после дующим отображением в форме.

Выбор объектов позволяет изменить указатель курсора, на инструмент выбора объекта.

Мастер элементов позволяет включать и отключать мастера по созданию элементов управления.

Надпись предназначена для вывода на экран не изменяющегося текста, например, заголовков, подписей или пояснений. Надпись относится к свободным элементам управления, в которые нельзя вводить данные.

Поле позволяет создать область для отображения, ввода или изменения данных. В поле можно использовать данные любого типа: текст, числа, дата/время, логические величины и МЕМО. Поля могут быть как присоединенными, так и свободными. В них можно использовать поля из таблиц или запросов, а также вычисляемые выражения, поэтому такие элементы управления называют связанными полями. При создании связанного поля вместе с ним одновременно образуется еще один элемент управления — присоединенная надпись.

Группа параметров позволяет создать область настраиваемого размера для размещения набора флажков, переключателей или выключателей, представляющих набор альтернативных значений.

Выключатель позволяет создать кнопку, связанную с логическим полем. Элемент может находиться в двух состояниях: ИСТИНА – кнопка нажата, ЛОЖЬ – кнопка отжата.

Переключатель предназначен для создания кнопки (называемой радиокнопкой). Ее функции аналогичны функциям выключателя. Элемент наводится в двух состояниях: ИСТИНА – кружок с точкой, ЛОЖЬ – пустой кружок. С кнопкой можно связать команды, например, выполняющие фильтрацию.

Флажок предназначен для создания флажка, связанного с логическим полем. Действует аналогично переключателям, но в отличие от них, допускает множественный выбор. Элемент может находиться в двух состояниях: ИСТИНА – квадрат с палочкой, ЛОЖЬ – пустой квадрат.

Поле со списком позволяет создать составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающийся список значений. Для ввода значения, можно ввести значение в поле или выбрать значение в списке.

Список позволяет создать список, допускающий прокрутку и предназначенный для выбора значения. Позволяет отображать список значений в форме или отчете. В списках можно также отображать заголовки столбцов.

Кнопка позволяет создать кнопку, используемую для выполнения набора макрокоманд Access или процедур VBA.

Рисунок позволяет создать рамку, в которой в форме или отчете выводится неизменяемый рисунок. Поскольку рисунок не является объектом OLE, то после помещения рисунка в форму или отчет не допускается его изменение из MS Access.

Свободная рамка объекта позволяет создать рамку для отображения в форме или отчете объектов OLE, как правило, набор иллюстраций. Рамка не связана ни с каким полем таблиц базы данных.

Присоединенная рамка объекта для отображения в форме или отчете объектов OLE, таких как набор иллюстраций. С присоединенной рамкой связано одно из полей таблиц. При переходе от записи к записи в форме или отчете выводятся разные объекты.

Конец страницы позволяет создать элемент управления, указывающий принтеру начало новой страницы в печатной форме или новой страницы в отчете. Этот элемент управления не появляется в форме или запросе в режиме формы.

Вкладка позволяет вставить элемент управления Вкладка для создания вложенных форм. Страницы элемента управления Вкладка могут содержать другие элементы управления.

Подчиненная форма/отчет предназначена для добавления в основную форму или основной отчет подчиненной формы или подчиненного отчета соответственно. Добавляемые подчиненная форма или подчиненный отчет должны существовать.

Линия позволяет создать прямую линию, которую можно перемещать и размеры которой можно изменять. Цвет и толщину линии можно изменить с помощью кнопок панели инструментов Панель форматирования или окна свойств. Используется для разделения элементов формы или отчета.

Прямоугольник позволяет создать прямоугольник, который можно перемещать и размеры которого можно изменять. Используется для выделения элементов формы.

Дополнительные элементы. Выбор этой кнопки открывает список дополнительных элементов управления ActiveX, которые можно использовать в формах и отчетах.

Для создания элемента управления: текста, поля, линии, прямоугольника (рамки), кнопки и др.:

1. Щелкните на соответствующей пиктограмме;

2. Укажите курсором мыши (крест с уменьшенным изображением создаваемого элемента) место для создаваемого элемента.

После того, как будет отпущена кнопка мыши, для создания некоторых элементов (например, поле со списком или кнопка) Access выводит на экран мастер. Так, после создания кнопки появляется мастер, предлагающий выбрать тип действия, которое будет привязано к этой кнопке (переходы между записями, работа с формой или другие типы, например, работа с запросами в пункте «Разное»).

Внешний вид, структура и режимы работы отдельных управляющих элементов определяются значениями характеристик этих объектов (команда Вид►Свойства).